Finne veien med navigasjonsruten i Outlook 2003 - dummies

Navigere deg gjennom Noen dataprogrammer kan være en smerte, men Outlook kan lette ubehaget noe ved hjelp av navigasjonsruten. Denne delen av Outlook-skjermbildet ble tidligere kalt Outlook Bar, men for å hindre at noen fra å begå EWI (E-mailing While Intoxicated), endret Microsoft navnet på denne critter til navigasjonsruten. Nå må du gjøre tippling i et annet program.

Kolonnen på venstre side av Outlook-skjermen er den som heter navigasjonsruten. Den inneholder flere knapper med navn som post, kalender, kontakter, oppgaver og notater - de grunnleggende Outlook-modulene.

Navigasjonsruten består av to seksjoner: et øvre vindu og en nedre del består av knapper. Hver knapp i den nederste delen er koblet til en av Outlooks hovedmoduler - post, kalender, kontakter, oppgaver og så videre. Bare klikk på en knapp, hvilken som helst knapp, og du vil se hva den setter i gang. Ved å klikke på knappen endres ting på hovedskjermen for å passe til hva den knappen beskriver. Klikk på knappen Kalender, for eksempel, og et kalenderskjermbilde vises. Klikk på Kontakter, og du får en skjerm for navn og adresser. Prosessen er som å bytte kanalene på TV-apparatet. Hvis du bytter til en kanal du ikke vil, bytt til en annen - ikke noe problem.

Den øverste delen av navigasjonsruten viser ulike typer informasjon på forskjellige tidspunkter. Noen ganger viser øverste halvdel av navigasjonsruten mappelisten, noen ganger viser den en liste over tilgjengelige visninger, og noen ganger inneholder den setninger i blått bokstaver. Du kan klikke på et uttrykk for å gjøre noe som "Åpne en delt kalender. "Hvis du vil gjøre mappelisten vist i dette toppvinduet, velger du Gå -> Mappeliste.

Rett over Mail-ikonet i navigasjonsruten er det en grå grense adskillende knapper nederst fra toppen av linjen. Hvis du drar den grå grensen nedover med musen, forsvinner knappene i navigasjonsruten en etter en. Det er noe du kanskje vil gjøre for å få bedre oversikt over mappelisten din. Du kan få disse knappene på nytt ved å bare dra den grå grensen oppover igjen.

Informasjonsviseren: Outlook's hotspot

Informasjonsfremviseren er der det meste av handlingen skjer i Outlook. Hvis navigasjonsruten er som kanalvelgeren på TV-apparatet, er informasjonsviseren som TV-skjermen. Når du leser e-post, ser du i informasjonsfremviseren for å lese meldingene dine; Hvis du legger til eller søker etter kontakter, ser du kontaktnavn her.Informasjonsviseren er også der du kan gjøre alle slags fancy sorterings triks som hver modul i Outlook lar deg utføre.

Fordi du kan lagre mer informasjon i Outlook enn du vil se på en gang, viser informasjonsviser kun en del av informasjonen som er tilgjengelig. Kalenderen kan for eksempel lagre datoer så langt tilbake som år 1601 og så langt fram som 4500. Det er mye tid, men Outlook bryter det ned og viser det til deg i håndterbare skiver i Informasjonsfremviser. Den minste kalenderen du kan se på, er en dag; den største delen er en måned.

Informasjonsviseren organiserer elementene den viser deg i enheter som kalles visninger. Du kan bruke visninger som følger med Outlook når du installerer det, eller du kan lage dine egne visninger og lagre dem.

Du kan navigere blant skivene med informasjon som Outlook viser deg ved å klikke på forskjellige deler av informasjonsfremviseren. Noen bruker ordet surfer for prosessen med å bevege seg rundt informasjonsviseren - det er litt som tommel gjennom sidene i lommeboken).

Du kan endre utseendet til informasjonsviseren et uendelig antall måter å gjøre det arbeidet du gjør i Outlook, fornuftig for deg. For eksempel må du kanskje se avtalene for en enkelt dag, eller bare de elementene du har tildelt til en bestemt kategori. Visninger kan hjelpe deg med å få et raskt blikk på akkurat den delen informasjon du trenger.

Navigere i mappelisten

Hvis du vil navigere Outlook på en mer detaljert måte enn du kan med navigasjonsruten, kan du bruke mappelisten. Hvis du tenker på navigasjonspanelknappene som en bils radioknapper for å plukke favorittstasjoner, er mappelisten som finjusteringsknappen som melder på stasjonene mellom favorittene dine. Mappelisten viser deg bare mappene - Windows-mappene eller Outlook-mappene dine - der filene og Outlook-elementene lagres.

En fortelling om to mapper

Mapper kan virke mer forvirrende enn de må være fordi Microsoft igjen ga to forskjellige ting med samme navn. På samme måte som to typer Explorer (Windows og Internett) eksisterer, eksisterer mer enn to typer Outlook, og det finnes mer enn to typer Windows (3. 1, 95, 98, 2000, CE, NT, Me og XP). Du kan kjøre over to forskjellige typer mapper når du bruker Outlook - og hver oppfører seg annerledes.

Du kan bli brukt til mapper i Windows 95 eller 98, som er de tingene du ser på å organisere filer. Du kan kopiere, flytte og slette filer til og fra mapper på disken din. Outlook håndter ikke den typen mappe. Hvis du trenger å administrere filene du har opprettet på datamaskinen, klikker du på Windows XP Start-knappen, og velger deretter Mine dokumenter.

Outlook har sine egne spesialmapper for lagring av elementer (kalenderelementer, kontaktnavn, oppgaver og så videre) som du oppretter i de ulike Outlook-modulene. Hver modul har sin egen mappe, og mappelisten gir deg umiddelbar tilgang til noen av dem.

Hvis du ser på en Outlook-modul, for eksempel innboksen, og du slår på mappelisten ved å velge Gå -> Mappeliste, ser du en liste over mapper som representerer de andre standard Outlook-modulene, for eksempel oppgavelisten, kontakter, kalender og så videre.

Bruke mappelisten

Den eneste gangen du absolutt må bruke mappelisten, er når du vil opprette en ny mappe for en egen type element (for eksempel en spesiell kontaktliste eller en mappe for arkivering av e-post) eller finn den mappen igjen for å bruke elementene du har lagret der.

Du kan muligens aldri bruke mappelisten i det hele tatt. Navigasjonsruten inneholder mappevalgene som de fleste bruker mesteparten av tiden. Du trenger aldri å få en annen. Heldigvis vises mappelisten alt i seg selv når du sannsynligvis trenger den. Hvis du ikke ser mappelisten, men vil, velger du Gå -> Mappeliste (eller trykk Ctrl + 6). Det er et spørsmål om smak, så velg du.