ØKonomisk modellering i Excel: Hva skal gjør hvis filstørrelsen er ute av kontroll - dummies

Når du begynner å få en god del data i din økonomiske modell, er det ganske enkelt å ende opp med en enorm Excel-fil som tar lang tid å beregne, gjør det vanskelig å se gjennom eller dele med andre.

Hvis den store filstørrelsen skyldes et stort antall rader (si mer enn 100 000), bør du vurdere å bruke Power Pivot for å lagre dataene i stedet.

Hvis du finner ut at modellen din er ute av kontroll (og du bruker standard Excel, uten hjelp av Power Pivot eller andre tillegg), er det noen få testet og testet tips du kan bruke til å holde den filstørrelsen nede:

• Fjern unødvendig formatering. Farger og formatering bør kun gjelde for det nødvendige området, ikke en hel rad eller kolonne. Unngå manuell formatering og bruk stiler i stedet.

  Når du fjerner celler som du ikke lenger bruker, gjør du sannsynligvis ved å velge cellen og trykke på Slett-tasten. Denne handlingen rydder innholdet og formlene, men det sletter ikke formateringen. Hvis du mistenker at dette er et problem, kan du trykke Ctrl + A for å velge alle celler; Deretter klikker du på rullegardinmenyen Hent i rullegardinmenyen Hjem i fanebladet, og velg Slett formater.

• Pass på at formler refererer til bare det området de trenger (ikke å velge hele raden eller kolonnen). Hvis formlene refererer til flere celler enn de trenger, vil dette bruke mer minne. For eksempel, bruk formelen = SUM (A1: A1000) for å tillate flere rader i stedet for = SUM (A: A). Alternativt kan du formatere dataene som et bord og referere til de automatisk utvide tabellområdene i formelen din i stedet.
• Fjern (eller i det minste sjekke størrelsen på) eventuelle logoer eller bilder du bruker. En enkelt JPG-fil satt inn i en modell kan enkelt legge til 10 MB til en Excel-filstørrelse.
• Unngå pivottabeller. PivotTables virkelig tygger opp minne. Hvis du har flere pivottabeller, må du kontrollere at de bruker samme datakilde, og ikke oppretter en helt ny.
• Fjern eksterne koblinger til andre filer. For å sjekke om det finnes eksterne koblinger i modellen, gå til fanen Data på båndet og klikk på Rediger koblinger i delen Forbindelser. Hvis knappen Rediger koblinger er nedtonet, betyr det at det ikke er noen eksterne koblinger. Hvis de eksisterer, klikker du på knappen og når dialogboksen Rediger lenke vises, klikker du på Bryt koblinger for å lime inn dataene fra alle eksterne lenker som verdier, og de eksterne koblingene blir fjernet. Hvis du absolutt må bruke eksterne koblinger, må kildefilen være åpen samtidig. Dette vil øke hastigheten på ting.
• Sjekk om redundans i innganger og beregninger. Noen ganger utvikler en modell, og det kan være deler som ikke lenger er brukt eller deler der informasjonen har endret seg.
• Unngå flyktige funksjoner. Noen av de mest brukte volatile funksjonene er OFFSET, INDIRECT, RAND, NOW, TODAY, ROW og COLUMN. Overbruk av disse spesielle funksjonene i modellen kan virkelig redusere beregningene dine. Hvis du må bruke dem, prøv å begrense deres utseende i modellen. For eksempel er = TODAY () veldig nyttig for å gi dagens dato, men i stedet for å bruke den flere ganger i en formel, har den i en enkelt celle og kontinuerlig referanse tilbake til den ene cellen for dagens dato.
• Pass på at du ikke bruker XLS-filtypen. XLSX er en mye mer kompakt filtype, og du ser en stor forskjell i hastighet og filstørrelse hvis du bruker den. XLSB er en Excel binær arbeidsbok filtype som er enda mer kompakt enn XLSX.

Hvis du har prøvd alle disse tipsene, og du fortsatt har problemer, bør du vurdere å bytte beregningen til manuell (du kan gjøre dette ved å klikke på Formulas-fanen på båndet, gå til beregningsavsnittet, og velg det manuelle beregningsalternativet). Trykk så bare på F9 når du må omberegne. Du vet om noe må beregnes, fordi du vil se Beregn i statuslinjen.

Endelig, som en siste utvei, er et lite triks å forlate en celle øverst i kolonnen med levende link og lim inn alle de andre cellene som verdier. Kopier cellen ned og omberegne når du trenger å oppdatere. Dette er absolutt ikke et foretrukket alternativ, fordi det er tidkrevende og utsatt for feil, men det er derfor det er en siste utvei.