ØKonomisk modellering i Excel: dokument dine antagelser - dummies

Begrepet "søppel i søppel ut" er aldri truer enn i forhold til økonomisk modellering. Du kan ha den vakreste finstilte modellen med perfekt formatering, en flott design og fabelaktige diagrammer og scenarietabeller, men hvis inngangene som går inn i den økonomiske modellen ikke er verifisert, er modellen ubrukelig og du kan ikke bruke utgangene. Viktige beslutninger utføres basert på utgangene til økonomiske modeller, og det er derfor viktig å notere forutsetningene som har gått inn i modellen.

Dokumentasjon av antagelser er absolutt ikke den mest spennende delen av økonomisk modellering, så du kan bli fristet til å forlate den til slutten. Ikke fall inn i denne fellen! Når du er ferdig med å bygge din modell, vil du ikke huske hva de antagelsene var. Dokument som du går. Når du gjør en strukturell endring eller til og med en mindre endring til en av inngangene, dokumentere den, selv om den synes ubetydelig på det tidspunktet.

Listeforutsetninger på en egen side, og merk dem tydelig, slik at de enkelt kan identifiseres og refereres ved et øyeblikk. For en liten modell kan du bestemme å blande kildedata og antagelser sammen. I en stor modell kan du skille dem med så mye detaljer som mulig eller praktisk. For en detaljert modell kan du liste ut hver eneste detalj på en detaljert forutsetningsside og deretter oppsummere de viktigste på en nøkkelforutsetningsside. Tenk på detaljnivået i modellen din, og la det styre detaljene i dokumentasjonen din om antagelser.

Fortsatt ikke overbevist om at dokumentasjon av antagelser er viktig? Hvordan er dette for overtalelse: Når du går videre til en annen rolle, eller er du på ferie, og noe går galt med modellen din, hvem tror du de skal klandre? Du gjettet det! Tenk på å dokumentere forutsetninger som å dekke eselet. Modellen din må kunne snakke for deg når du ikke er ute for å forklare eller forsvare arbeidet ditt. Dokumentasjonen av antagelser bør forklare tankeprosessen og hvorfor modellen er bygget slik den er.

En modell er bare like god som nøyaktigheten av forutsetningene. Du må redusere ditt ansvar ved å dokumentere dine forutsetninger grundig og legge til advarsler når det er nødvendig.

Her er noen vanlige metoder for å inkludere dokumentasjon i en modell:

• In-cell kommentarer: Det finnes to forskjellige metoder for å lage kommentarer i cellen:
  • Røde trekant kommentarer: The vanligste metoden for å lage en kommentar i cellen er å bare sette inn en kommentar i cellen, som vises som en rød trekant i hjørnet av cellen.

    

    Røde trekant kommentarer.

    For å opprette en rød trekantkommentar, høyreklikk cellen og velg Sett inn kommentar. For å gjøre en endring til en eksisterende kommentar, høyreklikk cellen med kommentaren og velg Rediger kommentar. På samme måte, for å slette en kommentar, høyreklikker du cellen og velger Slett kommentar.

    Hvis du vil prøve eksemplene for deg selv, kan du laste ned File 0401. xlsx og velg fanen merket 4-1.

  • Data validering inngang meldinger: Den mindre vanlige metoden for å lage en in-cell kommentar er å bruke data valideringer. Disse typer kommentarer er diskretere, fordi de ikke har den røde trekanten i hjørnet, og du ser ikke kommentaren før du faktisk klikker på cellen.

    

    Data validering inngang meldinger.

    Denne typen kommentarer i cellen er spesielt nyttig for å lage små instruksjoner og advarsler angående inndata til brukere, fordi de ikke ser kommentaren før de faktisk klikker på cellen for å skrive inn dataene.

  • Hvis du vil opprette en data validering, må du klikke på cellen, og deretter i Dataverktøy-delen av Data-fanen i båndet, klikk på Data Validation-knappen og dialogboksen Data Validation vises. Velg kategorien Inntastingsmelding, og skriv inn meldingen du vil se. Denne meldingen vises bare når cellen er valgt.

Dokumentasjon av antagelser ved bruk av in-cell-kommentarer er mest hensiktsmessig for spesifikk informasjon relatert til bare én celle eller rekkevidde, fordi de bare kan ses i en enkelt celle. In-cell kommentarer er nyttige for å kommunisere detaljer til en annen modellør om bestemte beregningsdetaljer, fordi kommentarene bare vises på skjermen og ikke vises når de skrives ut. Mer omfattende, generiske antagelser skal dokumenteres ved hjelp av andre metoder.

Av de to typer kommentarene i cellen er data-valideringsinnsendelsen et godt valg fordi de er mer nøyaktige og renere. Husk at hvis cellen ikke er valgt, vil ikke kommentaren bli vist, så vær sikker på at kommentaren bare er celle spesifikk. Viktigere, generelle forutsetninger og kommentarer bør bruke ren tekst eller annen dokumentasjonsmetode.

• Hyperlinks: Det finnes to forskjellige typer hyperkoblinger som er nyttige for å dokumentere forutsetninger og kildedata i finansiell modellering:
  • Celle og filhyperkoblinger: Du kan lage hyperkoblinger til kilder eller andre referansefiler og andre deler av en modell. Celle- og filhyperkoblinger kan hjelpe navigasjon av en lang og kompleks modell. De er spesielt nyttige for nye brukere å finne seg rundt modellen.

    For å sette inn denne typen hyperkobling, velg ikonet Hyperlink i lenken-delen på fanen Sett inn. På venstre side velger du Plasser i dette dokumentet. Velg deretter arket og cellereferansen eller navnet på hyperkoblingen. Du kan endre teksten til visning øverst for å vise noe som å gå til beregninger i stedet for beregninger! B147, for eksempel. På samme måte kan du sette inn en hyperkobling til en annen fil for kildehenvisning.

  • URL-hyperkoblinger: Hyperlinks kan også brukes til å referere til relevante nettsteder direkte fra regnearket. For eksempel, hvis renten du antar i din økonomiske modell kom fra en sentralbanks nettsted, kan du bare kopiere nettadressen til en celle i din modell. Merk at hvis du bruker Get & Transform (tidligere kalt Power Query), kan du koble data direkte fra eksterne datakilder, inkludert nettsteder, direkte inn i regnearket ditt, som raskt kan oppdateres uten å måtte åpne nettstedet manuelt.

    Hvis du ikke bruker Get & Transform, kan du manuelt sette inn en URL-hyperkobling ved å kopiere og lime nettadressen fra nettleseren direkte inn i cellen. Hvis du ikke vil vise en rotete nettadresse, kan du vise forskjellig tekst. På fanen Sett inn, velg Hyperlink-ikonet i lenken, og velg Eksisterende fil eller webside. Lim inn URL-adressen i adressefeltet nederst, og endre tekst til display øverst.

• Hardkodet tekst: Dokumentasjonsmetoden for antagelser er ikke så sofistikert, men som med mange ting i økonomisk modellering, er den enkle løsningen ofte best. Forutsetningen er ganske enkelt skrevet inn i cellen under beregningstabellen. Det er ingen fare her at en modellfører eller bruker kan overse denne antagelsen, enten den vises på datamaskinen eller i en utskrift.

  

  Hardkodet tekst.
• Koblet dynamisk tekst: Dokumentasjonsforutsetninger som er liberalt innenfor modellen, er svært viktig, men det er svært vanskelig å holde dokumentasjonen oppdatert når modellen din er dynamisk og inngangene endres kontinuerlig. For eksempel, i prosjektkostnadsmodellen, vil du sørge for at personen som bruker modellen, forstår at bare 15 timer er lagt inn i modellen, så du vil legge inn kommentaren nedenfor "Beregninger basert på 15 timers fakturabel tid brukt. "Dette virker ganske åpenbart i dette eksemplet, men hvis modellen var mer kompleks, og inngangene var på en annen side, ville det være nyttig å inkludere denne kommentaren.

  

  Koblet dynamisk tekst.

Hvis du bare skulle skrive teksten "Beregninger basert på 15 timers fakturerbar tid brukt" manuelt til celle A10, ville dette være riktig … til noen endrer antall fakturerbare timer brukt på prosjektet, og da ville teksten bli raskt utdatert. Det er en meget høy risiko i dette tilfellet at du kan distribuere modellen med feil antagelsesdokumentasjon.

I stedet for å skrive inn den hardkodede verdien på 15, kan du konvertere teksten til en dynamisk formel ved hjelp av en ampersand (&). Hvis denne formelen brukes, vil den automatisk endres hvis verdien i C2 endres:

= "Beregninger basert på" & C2 & "timer med fakturerbar tid brukt. "

Last ned fil 0401. xlsx og velg fanen merket 4-4 for å prøve ut dette selv. Endre verdien 15 i celle C2 til en annen verdi, for eksempel 20, og du vil se at teksten endres fra "Beregninger basert på 15 timers fakturerbar tid brukt" til "Beregninger basert på 20 timers fakturerbar tid brukt.“