Excel Dashboards: Slik registrerer du dine første makro dummier

Hvis du er nybegynner til dashboardautomatisering i Excel, er det lite sannsynlig at du vil kunne skrive VBA (Visual Basic for Applications) koden for hånd til lag makroer. Uten full kjennskap til Excels objektmodell og syntaks, ville det være umulig å skrive den nødvendige koden for de fleste begynnende brukere.

Dette er hvor opptak av en makro kommer til nytte. Tanken er at du registrerer ønsket handling, og kjør deretter makroen hver gang du vil at denne handlingen skal utføres.

For å begynne, må du først vise fanen Utvikler. Du kan finne hele makroverktøyet i Excel 2013 på Utvikler-fanen, som i utgangspunktet er skjult. Du må eksplisitt fortelle Excel for å gjøre det synlig. Følg disse trinnene for å aktivere fanen Utvikler:

1. Gå til båndet og klikk på File-knappen.

2. For å åpne dialogboksen Excel-alternativer, klikk på Alternativer-knappen.

3. Klikk på Tilpass båndknappen.

   I listefeltet til høyre ser du alle tilgjengelige faner.

4. Velg fanen Utvikler, som vist i denne figuren.

   

5. Klikk på OK.

Nå som du har Utvikler-fanen, velg den og klikk på kommandoen Record Macro. Dette åpner dialogboksen Record Macro, som vist i denne figuren.

Her er de fire feltene i Record Macro-dialogboksen:

• Makronavn: Excel gir et standardnavn til makroen din, for eksempel Macro1, men det er best å gi din makro et navn mer beskrivende av hva det egentlig gjør. For eksempel kan du nevne en makro som formaterer et generisk bord som AddDataBars.

• Snarvei: Dette feltet er valgfritt. Hver makro trenger en hendelse, eller noe som skal skje for at den skal løpe. Denne hendelsen kan være en knappetrykk, en arbeidsbokåpning, eller i dette tilfellet en tastetrykk kombinasjon. Når du tilordner en snarvei til makroen din, kommer du inn i den kombinasjonen av nøkler som utløser makroen din til å kjøre. Du trenger ikke skrive inn en snarvei for å kjøre makroen din.

• Lagre makroinngang: Denne arbeidsboken er standardalternativet. Lagring av makroen i denne arbeidsboken betyr ganske enkelt at makroen er lagret sammen med den aktive Excel-filen. Neste gang du åpner den aktuelle arbeidsboken, vil makroen være tilgjengelig for å kjøre.

  På samme måte, hvis du sender arbeidsboken til en annen bruker, kan denne brukeren også kjøre makroen, forutsatt at makrosikkerheten er riktig angitt av brukeren.

• Beskrivelse: Dette feltet er valgfritt, men det er nyttig hvis du har mange makroer i et regneark eller hvis du trenger å gi en bruker en mer detaljert beskrivelse av hva makroen gjør.

I dette første eksempelet legger du til AddDataBars i feltet Makronavn og velger Denne arbeidsboken fra rullegardinmenyen Lagre makro i, som vist i denne figuren.Trykk på OK.

Excel registrerer nå dine handlinger. Mens Excel registrerer, kan du utføre eventuelle handlinger du vil. I dette scenariet registrerer du en makro for å legge til dataark til en kolonne med tall.

Følg med ved å bruke disse trinnene:

1. Marker celler C1: C21.

2. Gå til kategorien Hjem og velg Betinget formatering___Ny regel.

3. I dialogboksen Ny formateringsregel går du til rullegardinmenyen Formatstil og velger Datafjell.

4. En annen dialogboks vises. Her merker du av i boksen Bare vis bar.

5. Trykk på OK for å bruke endringen.

6. Gå til Utvikler-fanen og klikk på Stopp innspillingskommandoen.

   På dette tidspunktet stopper Excel opptaket. Du har nå en makro som erstatter dataene i C1: C21 med dataarkene. Nå kan du ta opp en ny makro for å fjerne databarene.

7. Gå til Utvikler-fanen og klikk på kommandoen Record Macro.

8. Skriv inn FjernDataBars i Makronavn-feltet og velg Denne arbeidsboken fra rullegardinmenyen Lagre makro i, som vist i denne figuren. Trykk på OK.

   

9. Marker celler C1: C21.

10. Gå til fanen Hjem og velg Betinget formatering___Clear Rules___Clear Regler fra utvalgte celler.

11. Gå til Utvikler-fanen og klikk på Stopp innspillingskommandoen.

    Igjen stopper Excel opptaket. Du har nå en ny makro som fjerner betingede formateringsregler fra celler C1: C21.