Excel Dashboards og Rapporter: Option Button Eksempel - Dummies

En av måtene du kan bruke alternativknappene i Excel-oversikten og rapportene, er å mate et enkelt diagram med forskjellige data, basert på det valgte alternativet. Denne figuren illustrerer et eksempel på dette. Når hver kategori er valgt, oppdateres det enkelte diagrammet for å vise dataene for det aktuelle valget.

Nå kan du opprette tre separate diagrammer og vise dem alle på oversikten din samtidig. Ved å bruke alternativknapper som alternativ sparer du verdifulle eiendommer ved ikke å vise tre separate diagrammer. I tillegg er det mye lettere å feilsøke, formatere og vedlikeholde ett diagram enn tre.

For å opprette dette eksempelet, start med tre rå datasett - som vist i følgende figur - som inneholder tre kategorier av data; Inntekter, kostnader og netto. I nærheten av de rå dataene, reservere en celle der alternativknappene gir sine verdier (celle A8, i dette eksemplet). Denne cellen inneholder IDen til alternativet som er valgt: 1, 2 eller 3.

Derefter lager du analyselaget (staging-tabellen) som består av alle formler, som vist i figuren nedenfor. Diagrammet leser fra denne staging-tabellen, slik at du kan kontrollere hva diagrammet ser. Den første cellen i staging-tabellen inneholder følgende formel:

= IF ($ A $ 8 = 1, B9, IF ($ A $ 8 = 2, B13, B17))

Denne formelen forteller Excel for å sjekke verdien av celle A8 (cellen hvor alternativknappene gir sine verdier). Hvis verdien av celle A8 er 1, som representerer verdien av inntektsalternativet, returnerer formelen verdien i inntektsdatasettet (celle B9).

Hvis verdien av celle A8 er 2, som representerer verdien av Cost-alternativet, returnerer formelen verdien i Cost-datasettet (celle B13). Hvis verdien av celle A8 ikke er 1 eller 2, returneres verdien i celle B17.

Legg merke til at formelen vist i foregående figur bruker absolutte referanser med celle A8. Det vil si at referansen til celle A8 i formelen er prefiks med $ tegn ($ A $ 8). Dette sikrer at cellehenvisninger i formlene ikke skifter når de kopieres ned og på tvers.

For å teste at formelen virker bra, kan du endre verdien av celle A8 manuelt, fra 1 til 3. Når formelen fungerer, kopierer du bare formelen på tvers av og ned for å fylle resten av staging-tabellen.

Når oppsettet er opprettet, er alt som er igjen å gjøre, opprett diagrammet ved hjelp av staging-tabellen. Igjen, de to store fordelene du får fra denne typen oppsett er at du kan gjøre noen formatering endringer i ett diagram, og det er enkelt å legge til et annet datasett ved å legge til en annen alternativknapp, og du kan enkelt redigere formler.