Excel Dashboards og rapporter: Opprett din første pivottabell - dummies

Et pivottabell i Excel lar deg bruke mindre tid på å opprettholde instrumentpaneler og rapporter og mer tid på å gjøre andre nyttige ting. Ingen verktøy i hele Excel lar deg oppnå denne effektive datamodellen bedre enn et pivottabell.

Bruk følgende trinn for å gå gjennom opprettelsen av ditt første pivottabell:

1. Klikk på en enkelt celle i yourdata kilde - tabellen du vil bruke til å mate pivottabellen.

2. Velg Sett inn-fanen på båndet. Her finner du PivotTable-ikonet, som vist i denne figuren. Velg PivotTable fra rullegardinlisten under ikonet.

   

   Dette aktiverer dialogboksen Create PivotTable, som vist i denne figuren. Som du kan se, spør denne dialogboksen deg om å spesifisere plasseringen til kildedataene og stedet du vil sette pivottabellen til.

   

   Legg merke til at i dialogboksen Create PivotTable gjør Excel et forsøk på å fylle ut rekkevidden av dataene dine for deg. I de fleste tilfeller får Excel dette riktig. Sørg imidlertid alltid for at riktig område er valgt.

   Du vil også merke i figuren at standardplasseringen for et nytt pivottabell er nytt regneark. Dette betyr at pivottabellen blir plassert i et nytt regneark i den nåværende arbeidsboken. Du kan endre dette ved å velge alternativet Eksisterende regneark og angi regnearket der du vil at pivottabellen skal plasseres.

3. Klikk på OK.

   På dette tidspunktet har du en tom pivottabellrapport på et nytt regneark. Ved siden av det tomme pivottabellen ser du dialogboksen PivotTable Fields, vist i denne figuren.

   

   Tanken her er å legge til feltene du trenger i pivottabellen ved å bruke de fire dropssonene funnet i PivotTable Field List - Filter, Kolonner, Rader og Verdier. Tilstrekkelig nok tilsvarer disse slippssonene de fire områdene av pivottabellen du vurderer i begynnelsen av dette kapittelet.

   Hvis du klikker på pivottabellen ikke aktiverer dialogboksen PivotTable Fields, kan du manuelt aktivere den ved å høyreklikke hvor som helst inne i pivottabellen og velge Vis feltliste.

   Nå, før du går vilt og begynner å slippe felt inn i de ulike dropsonene, er det viktig at du stiller deg to spørsmål; "Hva måler jeg? "Og" Hvordan vil jeg se den? "Svarene på disse spørsmålene gir deg veiledning når du bestemmer hvilke felt som går der.

   For din første pivottabellrapport, vil du måle dollaromsetningen etter marked. Dette forteller deg automatisk at du må jobbe med feltet Salgsbeløp og Markedsfeltet.

   Hvordan vil du se det? Du vil at markeder skal gå ned på venstre side av rapporten, og salget skal beregnes ved siden av hvert marked. Når du husker de fire områdene i pivottabellen, må du legge til Markedsfelt til Rows drop-sonen og Feltet Salgsbeløp til DOS-sone.

4. Merk av for Marked i listen, som vist i denne figuren.

   Nå som du har regioner i pivottabellen, er det på tide å legge til dollar-salget.

   

5. Merk av for Salgsbeløp i listen, som vist i denne figuren.

   

   Hvis du velger en avmerkingsboks som er ikke-numerisk (tekst eller dato) plasserer du automatisk feltet som er i raden i pivottabellen. Hvis du velger en avkrysningsboks som er numerisk , plasseres det feltet automatisk i verdieringsområdet for pivottabellen.

   Hva skjer hvis du trenger felt i de andre områdene av pivottabellen? Vel, i stedet for å markere feltet, kan du dra et hvilket som helst felt direkte til de forskjellige slippssonene.

   En ting til: Når du legger til felt i dropzones, kan det hende du finner det vanskelig å se alle feltene i hver slippesone. Du kan utvide dialogboksen PivotTable Fields ved å klikke og dra grensene til dialogboksen.