Excel 2013-dokumentgjenopprinsjonsfunksjonen - dummies

Excel 2013 tilbyr en gjenopprettingsfunksjon for dokument som kan hjelpe deg i tilfelle datakrasj på grunn av strømbrudd eller noen slags operativsystem frysing eller nedleggelse. AutoRecover-funksjonen lagrer arbeidsbøkene dine med jevne mellomrom. I tilfelle datakrasj, viser Excel en gjenoppretting for dokumentgjenoppretting neste gang du starter Excel etter at du har startet datamaskinen på nytt.

Når du begynner å bruke Excel 2013, er AutoRecover-funksjonen satt til å automatisk lagre endringer i arbeidsboken din (hvis filen allerede er lagret) hvert 10. minutt. Du kan forkorte eller forlenge dette intervallet slik det passer deg. Velg Arkiv → Valg → Lagre eller trykk Alt + FTS for å åpne dialogboksen Excel-alternativer med kategorien Lagre valgt.

Bruk spinnerknappene eller skriv inn et nytt automatisk lagringsintervall i tekstboksen Lagre automatisk gjenoppretting hver 10. minutt før du klikker OK.

Dokumentgjenopprettingspanelet viser tilgjengelige versjoner av arbeidsbokfiler som var åpne på tidspunktet for datakrasj. Den identifiserer den opprinnelige versjonen av arbeidsbokfilen og når den ble lagret, sammen med den gjenopprettede versjonen av filen og når den ble lagret.

Hvis du vil åpne den gjenopprettede versjonen av en arbeidsbok (for å se hvor mye av arbeidet det inneholder som ikke var lagret på tidspunktet for krasjet), plasser du musepekeren over AutoRecover-versjonen. Deretter klikker du på rullegardinmenyen og klikker Åpne på popup-menyen.

Når du har åpnet den gjenopprettede versjonen, kan du (hvis du velger) lagre endringene ved å klikke på Lagre-knappen på verktøylinjen Hurtig tilgang eller ved å velge Arkiv → Lagre.

Du har da disse valgene:

• For å lagre den gjenopprettede versjonen av en arbeidsbok uten å plage å først åpne den, plasser musen over den gjenopprettede versjonen, klikk på rullegardinmenyen og velg alternativet Lagre som på hurtigmenyen.

• For å permanent forlate den gjenopprettede versjonen (forlater bare dataene i originalversjonen), klikker du på Lukk-knappen nederst i ruten for gjenoppretting av dokumentgjenoppretting. Når du klikker på Lukk-knappen, vises en advarselsdialogboks som gir deg muligheten til å beholde de gjenopprettede versjoner av filen for senere visning.

• For å beholde filene for senere visning, velg Ja (Jeg vil vise disse filene senere), før du klikker OK.

• For å beholde bare de opprinnelige versjonene av filene som vises i oppgavelinjen, velg alternativknappen Nei (Fjern disse filene. Jeg har lagret filene jeg trenger) i stedet.

Funksjonen AutoRecover virker bare på Excel-arbeidsbøker som er lagret minst én gang. Med andre ord, hvis du bygger en ny arbeidsbok og ikke bry deg om å lagre og endre navn på den før du opplever en dataskrasj, vil ikke AutoRecover-funksjonen få tilbake noe av det.

Derfor er det veldig viktig at du blir vant til å lagre nye arbeidsbøker med Lagre-knappen på verktøylinjen Hurtig tilgang, svært kort tid etter at du begynte å jobbe på et regneark. Eller du kan bruke den pålitelige hurtigtasten Ctrl + S.