Opprett databasen med en Excel-databasefunksjon - dummier

Alle databasefunksjoner i Excel tar en databasereferanse som det første argumentet. Databasområdet må inneholde overskrifter (feltnavn) i første rad. I den følgende figuren bruker den første raden Student ID, Klasse, Lærer og Endelig karakter som overskrifter til informasjonen i hver respektive kolonne.

ved hjelp av en database for å lagre studentinformasjon.

En flott måte å arbeide med databasefunksjonene på er å navngi databasområdet og deretter skrive inn navnet, i stedet for rekkeviddeadressen, i funksjonen.

Følg disse trinnene for å konfigurere et navn:

1. Velg hele databasområdet.

   Kontroller at øverste rad har overskrifter og er inkludert i valget.

2. Klikk på Formler-fanen (øverst i Excel-vinduet).

3. Klikk på Definer navn i området Definerte navn.

   Dialogboksen Nytt navn vises, med rekkeviddesadressen som er angitt i boksen Refererer til.

4. Skriv inn et navn i Navn-boksen (eller bruk det foreslåtte navnet).

5. Klikk på OK for å lukke dialogboksen.

Senere, hvis poster legges til bunnen av databasen, må du omdefinere området for det nevnte området for å inkludere de nye radene. Du kan gjøre dette på følgende måte:

1. Klikk på Navn Manager-knappen på Excel Formulas-fanen.

   Dialogboksen Navnbehandling vises.

2. Klikk på navnet i listen du vil omdefinere.

3. Klikk på Rediger-knappen i dialogboksen.

   Excel åpner dialogboksen Rediger navn, vist her, med informasjon om det valgte området.

   

   Oppdaterer referansen til et navngitt område.

4. Endre referansen i boksen Refererer til.

   Du kan bruke den lille firkantknappen til høyre for Refers To-boksen for å definere den nye referansen ved å dra musepekeren over den. Ved å klikke på den lille firkantede knappen, reduseres størrelsen på dialogboksen Rediger navn og gir deg tilgang til regnearket. Når du er ferdig med å dra musen over det nye regnearkområdet, trykker du på Enter for å komme tilbake til dialogboksen Rediger navn.

5. Klikk på OK-knappen for å lagre referanseendringen og lukk dialogboksen.

6. Klikk Lukk.

Hvis du legger til poster i databasespekteret ditt ved å sette inn nye rader et sted i midten, i stedet for å legge dem til på slutten, justerer Excel automatisk referansen til det angitte området.