Etablere kriterieområdet i en Excel-databasefunksjon - dummies

Kriteriene for en databasefunksjon er ikke en del av databasefunksjonsargumentene, men er et sted i regnearket og deretter referert av funksjon. Kriterieområdet kan inneholde et enkelt kriterium, eller det kan inneholde to eller flere kriterier. Hvert enkelt kriterium er strukturert som følger:

• I en celle, skriv inn feltnavnet (overskrift) i databasekolonnen som kriteriet gjelder for.

• I cellen nedenfor, skriv inn verdien som feltdataene må møtes.

Figuren viser studentdatabasen med et kriterieområde til høyre for databasen. Det er steder å sette kriterier for klassen, læreren og endelig karakter. I eksemplet er et kriterium angitt for klassefeltet. Dette kriteriet tvinger databasefunksjonen til å behandle bare poster (rader) der klassen er regnskap 101. Merk imidlertid at et kriterium kan settes for mer enn ett felt. I dette eksemplet har kriteriene for lærer og endelig karakter blitt oversatt, slik at de ikke påvirker resultatene.

Velge kriterier som skal brukes med en databasefunksjon.

DAVERAGE-funksjonen er innført i celle F8 og bruker dette kriteriene. De tre argumentene er på plass. Navnet Studentene forteller funksjonen der databasen er, feltet Final Grade (kolonne) er hvor funksjonen finner verdier for å beregne gjennomsnittet, og kriteriene er satt til regnearkområdet som har kriterier som forteller funksjonen for å bruke kun poster hvor Klassen er Regnskap 101 - med andre ord, F2: H3. Oppføringen i celle F8 ser slik ut:

= DAVERAGE (Studenter, "Ferdig karakter", F2: H3)

Hvorfor refererer denne funksjonen til F2: H3 ettersom kriteriene varierer når det eneste definerte kriteriet ligger i området F2: F3? Det er et spørsmål om bekvemmelighet. Fordi celler G3 og H3 i kriteriene er tomme, ignoreres feltene Lærer og Final Grade av en databasefunksjon som bruker dette kriteriene. Men hvis du vil legge inn et kriterium for et av disse feltene, skriv det bare inn i den aktuelle cellen; Det er ikke nødvendig å redigere databasefunksjonsargumentene. Hva med å gi et navn til kriterieområdet og deretter bruke navnet som det tredje argumentet til databasefunksjonen? Det fungerer også bra.

Enten du bruker et navngitt område for dine kriterier eller bare skriver inn rekkeviddeadressen, må du være forsiktig med å spesifisere et område som inneholder alle kriteriene, men inneholder ikke noen tomme rader eller kolonner. Hvis du gjør det, vil databasefunksjonens resultater være feil.

Slik skriver du inn noen av databasefunksjonene. Dette eksemplet bruker DSUM-funksjonen, men instruksjonene er de samme for alle databasefunksjonene; bare bruk den som utfører ønsket beregning. Følg disse trinnene:

1. Importer eller lag en database med informasjon i et regneark.

   Informasjonen skal være i sammenhengende rader og kolonner. Pass på at du bruker feltoverskrifter.

2. Bruk eventuelt dialogboksen Nytt navn for å gi databasen et navn.

3. Velg en del av regnearket som kriterieområdet, og legg deretter til overskrifter i dette området som samsvarer med databasens overskrifter.

   Du må kun gi kriteriehoder for databasefelter som kriteriene gjelder for. For eksempel kan databasen området ha ti felt, men du må definere kriterier for tre felt. Kriterieområdet kan derfor være tre kolonner bredt.

4. Plasser markøren i cellen der du vil at resultatene skal vises.

   Denne cellen må ikke være i databasen området eller kriteriene området.

5. Type = DSUM (for å starte funksjonsoppføringen.

6. Skriv inn databasenes rekkevidde eller et navn hvis en er satt.

7. Skriv et komma (,).

8. Skriv inn ett av følgende: > Overskriftsnavnet, i anførselstegn, i databasefeltet som funksjonen skal behandle

   • Kolonnenummeret

   • Skriv inn et komma (,).

9. Skriv inn rekkevidden av kriterieområdet.

10. Skriv a) og trykk Enter.