Aktivere sikkerhetsfunksjoner i Outlook 2007 - dummies

Vurder sikkerhet når det gjelder Outlook 2007 e-post og personlig informasjon. Hvis du arbeider i et selskap, kan du være lovkrav for å opprettholde visse sikkerhetsstandarder over Outlook-e-postmeldingene du sender og mottar.

Outlook 2007 inneholder funksjoner som gjør at du kan holde hemmelighetene hemmelige, for å holde identiteten din trygg, og for å være sikker på at meldingene du mottar faktisk kommer fra de som synes å ha sendt dem.

I de fleste tilfeller må du legge til et lite program til Outlook for å aktivere disse avanserte sikkerhetsfunksjonene, men etter at du har installert disse funksjonene, trenger du aldri å gjenopprette dem igjen.

Få en digital ID

Sneaky hackere kan sende ut e-postmeldinger som synes å komme fra noen andre. Så hvordan kan du fortelle om meldingen faktisk kom fra personen som ser ut til å ha sendt den? Selvfølgelig, hvis du kjenner avsenderen personlig, kan du bare ringe ham eller henne for å bekrefte at det du mottok er hva han eller hun sendte. Men du kan ta en raskere, høyteknologisk tilnærming ved å bruke en digital signatur - et lite stykke hemmelig kode blandet inn med meldingen din for å bevise tre ting:

• At meldingen virkelig kommer fra personen som ser ut til å ha sendt den.
• At personen som ser ut til å ha sendt meldingen, er den personen han eller hun hevder å være.
• At personen som sendte meldingen, sendte det med vilje. Det er som å sette din signatur på en sjekk; det viser at du virkelig mener å sende en bestemt melding.

Hvis du vil utnytte Outlooks sikkerhetsfunksjoner, må du først få deg til en digital ID.

Hvis du jobber i en stor organisasjon, kan arbeidsgiveren ha fått en digital ID for deg - og din lokale datorgururu kan ha installert all programvare - i så fall kan du hoppe over disse trinnene.

Hvis du vil ha en digital ID til eget bruk, kan du få en fra en av de mange selskapene som utsteder og vedlikeholder Digital ID-tjenester. Bare følg disse trinnene:

1. Klikk Verktøy -> Trust Center.

Trust Center-skjermbildet vises.

2. Klikk på ordene E-post Sikkerhet.

Siden E-postsikkerhet vises.

3. Klikk på knappen merket Få en digital ID.

Et nettsted åpnes, og tilbyr en rekke valg for å skaffe en digital ID.

Ganske mange selskaper tilbyr digitale ID-er - noen gratis, andre mot et gebyr. Etter at du har valgt en leverandør for Digital ID, fyller du ut en rekke skjemaer og velger et passord for IDen. Du må også bytte flere e-post med Digital ID-leverandøren; Slik viser du at e-postadressen din er virkelig din.

Sende digitalt signerte meldinger

Når du har en digital ID, er det enkelt å sende noen en melding som inneholder din digitale signatur. En digitalt signert melding gjør det mer enn bare å forsikre mottakeren om at du virkelig er deg selv. Anta at du vil sende en kryptert melding som bare mottakeren din kan lese. For å gjøre det må du først sende minst en digital signert melding, slik at Outlook kan fange opp detaljer om ditt digitale ID.

Send en melding med en digital signatur ved å følge disse trinnene:

1. Mens du lager en melding, klikker du på kategorien Alternativer øverst på meldingsskjermbildet.

Alternativbåndet vises.

2. Klikk på ikonet til høyre for flere alternativer.

Dialogboksen Meldingsalternativer vises.

3. Klikk på Sikkerhetsinnstillinger-knappen.

Dialogboksen Sikkerhetsegenskaper vises.

4. Klikk på avmerkingsboksen Legg til digital signatur i denne meldingen.

5. Klikk på Send.

Signeringsdata med dialogboksen Private Exchange Key vises.

5. Klikk på OK.

Din melding er sendt.

Når du legger til en digital signatur, reduseres prosessen med å sende en melding noe fordi datamaskinen din må sjekke med datamaskinen som har utstedt ditt digitale ID for å bekrefte signaturen din. Men fordi Outlook sjekker ditt digitale ID, kan mottakeren være sikker på at meldingen virkelig kom fra deg - og det er hele poenget med digitale signaturer.

Du kan konfigurere Microsoft Outlook til å legge ved en digital signatur til hver melding du sender, hvis du vil. Bare velg Verktøy -> Trust Center, velg kategorien E-post sikkerhet, og klikk deretter Legg til digital signatur til utgående meldinger.