Understreke toppverdier i diagrammer for Excel-oversiktspaneler - dummies

Noen ganger er et diagram faktisk den beste måten å vise et sett med data på Excel-oversikten og rapportene dine, men du vil fortsatt være oppmerksom på toppverdiene i diagrammet. I disse tilfellene kan du bruke en teknikk som faktisk fremhever toppverdiene i diagrammene dine.

Det vil si at du kan bruke Excel for å finne ut hvilke verdier i dataseriene din i toppverdien n og deretter bruke spesiell formatering til dem. Denne figuren illustrerer et eksempel der topp fem kvartaler er uthevet og gitt en etikett.

Hemmeligheten til denne teknikken er Excels obskure LARGE-funksjon. Den store funksjonen returnerer n th største nummeret fra et datasett. Med andre ord, forteller du hvor du skal se og nummerrangeringen du vil ha.

For å finne det største nummeret i datasettet, skriver du inn formelen LARGE (Data_Range, 1). For å finne det femte største nummeret i datasettet, bruk LARGE (Data_Range, 5). Denne figuren illustrerer hvordan den store funksjonen fungerer.

Ideen er ganske enkel. For å identifisere de fem beste verdiene i et datasett må du først identifisere det femte største nummeret (LARGE-funksjonen til redning) og deretter teste hver verdi i datasettet for å se om den er større enn det femte største nummeret. Her er hva du gjør:

1. Bygg en kartmater som består av formler som kobler tilbake til dine rådata. Feederen skal ha to kolonner: en for å holde data som ikke er i topp fem og en for å holde data som er i topp fem, som vist i denne figuren.

   

2. I den første raden i kartmateren, skriv inn formlene vist i forrige figur.

   Formelen for den første kolonnen (F4) kontrollerer om verdien i celle C4 er mindre enn tallet som returneres av den store formelen (den femte største verdien). Hvis det er, returneres verdien i celle C4. Ellers brukes NA.

   Formelen for den andre kolonnen fungerer på samme måte, med unntak av IF-setningen er reversert: Hvis verdien i celle C4 er større enn eller lik tallet som returneres av formelen, returneres verdien. ellers brukes NA.

3. Kopier formlene ned for å fylle bordet.

4. Bruk tabellmatertabellen til å plotte dataene i et stablet kolonnediagram.

   Du ser umiddelbart et diagram som viser to dataserier: en for datapunkter ikke i de fem øverste, og en for datapunkter i de fem øverst, som vist i denne figuren.

   

   Legg merke til at diagrammet i denne figuren viser noen falske nuller. Du kan fikse diagrammet slik at nuller ikke vises ved å utføre de neste trinnene.

5. Høyreklikk noen av datatikettene for serien "ikke i topp 5" og velg Format Data Labels.

   Dialogboksen Format data etiketter vises.

6. Utvid Numbers-delen i denne dialogboksen, og velg Tilpasset i kategorilisten.

7. Skriv inn #, ## 0;; som det egendefinerte tallformatet, som vist i denne figuren.

   

8. Klikk på Legg til og klikk deretter Lukk.

Når du går tilbake til diagrammet ditt, ser du at rogue zeroes nå er skjult, og diagrammet ditt er klart for farger, etiketter og annen formatering du vil bruke.

Du kan bruke samme teknikk for å markere de fem fem verdiene i datasettet. Den eneste forskjellen er at i stedet for å bruke LARGE-funksjonen, bruker du SMALL-funksjonen. Mens den store funksjonen returnerer den største n verdien fra et område, returnerer SMALL-funksjonen den minste n verdien.

Følgende figur illustrerer formlene du bruker til å bruke den samme teknikken som er skissert her for bunn fem verdiene.

Formelen for den første kolonnen (F22) kontrollerer om verdien i celle C22 er større enn tallet som returneres av SMALL formel (den femte minste verdien). Hvis det er, returneres verdien i celle C22. Ellers brukes NA.

Formelen for den andre kolonnen fungerer på samme måte, med unntak av IF-setningen er reversert: Hvis verdien i celle C22 er større enn tallet som returneres av SMALL formel, blir NA brukt; ellers blir verdien returnert.