Ikke bruk Excel-databasen til å bli databasen - dummies

Du har kanskje lest at tiltak som brukes på et Excel-dashbord, absolutt burde støtte det opprinnelige målet med det aktuelle dashbordet. Det samme konseptet gjelder for back-end datamodellen. Du bør bare importere data som er nødvendig for å oppfylle formålet med oversikten eller rapporten.

I et forsøk på å få så mye data som mulig ved hånden, bringer mange Excel-brukere inn i regnearkene alle dataene de kan få hånden på. Du kan få øye på disse menneskene ved 40-megabyte-filene de sender via e-post. Du har sett disse regnearkene - to faner som inneholder noen rapporterings- eller dashbordgrensesnitt og deretter seks skjulte faner som inneholder tusenvis av datalinjer (hvorav de fleste ikke er brukt). De bygger i hovedsak en database i regnearket.

Hva er galt med å utnytte så mye data som mulig? Vel, her er noen problemer:

• Samling av data i Excel øker antall formler. Hvis du tar med alle rådata, må du aggregere dataene i Excel. Dette fører uunngåelig til at du eksponentielt øker antall formler du må ansette og vedlikeholde.

  Husk at datamodellen din er et kjøretøy for å presentere analyser, og ikke behandle rå data. Dataene som fungerer best i rapporteringsmekanismer er det som allerede er samlet og oppsummert i nyttige visninger som kan navigeres og mates til dashbordskomponenter. Det er langt bedre å importere data som allerede er samlet så mye som mulig.

  Hvis du for eksempel trenger å rapportere om Inntekter etter region og måned, er det ikke nødvendig å importere salgstransaksjoner i datamodellen din. I stedet bruker du et aggregert bord bestående av Region, Måned og Summen av inntekter.

• Datamodellen din vil bli distribuert med dashbordet ditt. Med andre ord, fordi dashbordet ditt er matet av datamodellen din, må du opprettholde modellen bak kulissene (sannsynligvis i skjulte faner) når du distribuerer instrumentbrettet. Foruten det faktum at det får filstørrelsen til å være uhåndterlig, inkludert for mye data i datamodellen din, kan faktisk redusere ytelsen til dashbordet. Hvorfor?

  Når du åpner en Excel-fil, lastes hele filen inn i minnet for å sikre rask databehandling og tilgang. Ulempen med denne oppførselen er at Excel krever mye RAM for å behandle selv den minste endringen i regnearket. Du har kanskje lagt merke til at når du prøver å utføre en handling på et stort, formelintensivt datasett, er Excel sakte å svare, og gir deg en Beregningsindikator på statuslinjen.Jo større datasettet er, desto mindre effektivt er dataene i Excel.

• Store datasett kan forårsake vanskeligheter med skalerbarhet. Forestill deg at du jobber i et lite selskap, og du bruker månedlige transaksjoner i datamodellen din. Hver måned har 80 000 datalinjer. Etter hvert som tiden går, bygger du en robust prosess som er komplett med alle formler, pivottabeller og makroer du trenger for å analysere dataene som er lagret på din pent vedlikeholdte kategori.

  Nå hva skjer etter ett år? Starter du en ny kategori? Hvordan analyserer du to datasett på to forskjellige faner som en enhet? Er formlene dine fortsatt gode? Må du skrive nye makroer?

Dette er alle problemer som kan unngås ved å importere bare aggregerte og oppsummerte data som er nyttige for kjerneformålet med rapporteringsbehovene dine.