Oppdage de mange måtene du kan se på dine meldinger i Outlook 2000 - dummies

Du kan se meldingene dine på minst ti måter, begynner med settet som følger med Microsoft Outlook. Du kan endre hver visning ved å sortere på hvilken som helst kolonne med informasjon i en hvilken som helst visning ved å klikke på tittelen på den kolonnen.

For å endre visningen av meldingene dine i Outlook, velg Vis-> Nåværende visning, og velg deretter en av følgende visninger fra menyen:

• Meldinger. Dette er det uten frills bildet av innboksen din - Fra, Til, Emne - bare det grunnleggende. Meldinger som du ikke har lest ennå, er oppført i fet skrifttype; de andre er oppført i vanlig type.

• Meldinger med AutoPreview. Når du ikke har tid til å lese alle meldingene du får, er en forhåndsvisning nyttig. De første linjene kan gi deg et hint om hvilke meldinger du vil lese. AutoPreview viser deg disse første linjene.
Normalt ser du bare forhåndsvisninger av meldinger du ikke har lest ennå. Du ser bare titlene på meldinger du har lest. Faktisk forutsetter Outlook at du har lest noen meldinger du har åpnet. Du kan også merke en melding som er lest eller ulest ved å høyreklikke på den og velge Merk som Les eller Merk som ulest.

• Ved oppfølgingsflagg. Du kan flagge innkommende meldinger for å hjelpe deg med å holde oversikt over hva du må gjøre som svar på hver melding. Flagget visning grupperer meldingene dine i henhold til om flagg er angitt på meldingene, og viser hvilke typer flagg er angitt, og når de er på grunn.
Noen eksperter sier at den mest effektive måten å håndtere alle dine innkommende meldinger er å arkivere dem i henhold til hva du trenger å gjøre med dem, og deretter handle på dem i henhold til hver meldings prioritet og timing. Meldingsflagger er en praktisk måte å få tak i på hva du har å gjøre med meldingene du får. Ved oppfølging Flaggvisning organiserer automatisk dine meldinger i henhold til handlingen de krever, noe som gjør deg umiddelbart effektiv, ikke sant?

• Siste syv dager. Når du blir bedt om å ta umiddelbar handling på en melding du mottok for noen dager siden, er det ikke alltid lett å finne meldingen som fortalte deg hva du skal gjøre, spesielt hvis du får mye e-post. Siste syv dagers visning viser bare meldingene du fikk i løpet av uken. Å finne et element på en kort liste er lettere enn i lang tid.
Listen over siste syv dager begrenser visningen din til meldinger som kommer i en syv-dagers periode. Det sorterer ikke meldinger i henhold til hva som er i dem eller som sendte dem. Du kan sortere dine meldinger etter navnet på avsenderen eller emnet for meldingen ved å klikke på titlene øverst i kolonnene i visningen.
• Merket for neste syv dager. Hvis du flagger meldinger som er veldig viktige, vil meldingene du har flagget for å få oppmerksomheten i løpet av de neste dagene, sannsynligvis kreve oppmerksomheten først. For en rask titt på de heteste elementene, bruk Flagget for Next Seven Days view.
Som flagget visning, merket for neste syv dager, kan du se nedskåringer til viktige: hvem sendte meldingen, hva emnet for meldingen er, og når handling skjer på meldingen som er merket.
• Etter samtalemne. Du bør alltid inkludere en emnelinje som er lett å forstå, slik at personen som får meldingen ved første øyekast, kjenner emnet til meldingen din og hva du skal gjøre med det. Med noen hell, gjør andre mennesker det samme for deg. Da kan du virkelig få litt kjørelengde fra meldingene dine ved å sortere dem i Av samtalemelding.
• Avsender. Når sjefen ringer og spør, "Fikk du e-postmeldingen om bonuser jeg sendte deg for tre uker siden? "Du vil sannsynligvis ikke bruke mye tidssortering gjennom alle andres meldinger fra de siste tre ukene. Den raskeste måten å svare sjefens spørsmål omgående er å bytte til Avsendervisning.
Du kan øyeblikkelig finne sjefens navn i Avsendervisning. Dobbeltklikk meldingen med tittelen Bonuser. Da kan du fortelle sjefen: "Jeg gjorde det sikkert; Det er her foran meg. "Du vil kunne svare så raskt at sjefen vil være glad for å gi deg den bonusen.
• uleste meldinger. Du trenger ikke å lese alle meldinger som kommer over skjermen, men Murphys lov sier at den viktigste informasjonen vil være i en melding du ikke har lest ennå. Visningen ulest meldinger gir deg en rask titt på de tingene du ikke har tatt en rask titt på ennå.
Ikke la innboksen din stå i uleste meldinger hele tiden fordi meldinger ser ut til å forsvinne når du er ferdig med å lese dem. Det er lettere å bruke meldingsvisning mesteparten av tiden og bytte til uleste meldinger se nå og da som en strategi for å finne ting.
• Sendt til. Det kan virke dumt å se på innboksen sortert etter navnet på personen hver melding er sendt til. Tross alt er det innboksen din; alt skal sendes til deg, eller det ville ikke være her, ikke sant?
Du har to grunner til å bruke sendt for å vise. Noen meldinger som kommer til deg, er adressert til alle hos firmaet ditt, for eksempel, så det er godt å vite at visse meldinger ikke skal tas personlig. Den andre grunnen er at det samme settet av visninger er tilgjengelig i mappen Innboks og mappen Sendte elementer. Mappen Sendte elementer er der Outlook holder kopier av meldinger du har sendt til andre. Å vite hva du sendte til hvem kan komme veldig praktisk.Sendt for å vise er bare sortert, ikke gruppert, noe som betyr at meldingene vises i rekkefølge av navnene på personene som sendte dem. En gruppert visning vil vise som overskrift av en gruppe navnet på hver person som har sendt deg e-post. Hvis du klikker på kolonnen Emne, mister du fordelene ved å ha listen sortert etter avsender.Hvis Send til listen ser ut til å være sortert feil, klikker du bare på ordet To øverst i Til-kolonnen.
• Meldingstidslinje. Meldingen Tidslinjevisning er en av de mest interessante visningene i Outlook; det trekker deg en graf over alle dine meldinger i henhold til når de ankom. Melding Tidslinjevisning er laget for å hjelpe deg med å finne meldinger når du kan huske når de ankom, men ikke hvorfor de kom eller som sendte dem.
De små ikonene som representerer meldingene, er egentlig snarveier til meldingene de representerer. Du kan åpne en melding ved å dobbeltklikke på ikonet for den meldingen. Du kan også høyreklikke på meldingsikonet for å svare på en melding, slette en melding eller flytte en melding til en annen mappe.