Direkte Feed Excel's Internal Data Model - dummies

Du kan bruke en kombinasjon av pivottabeller og Excel-dataforbindelser for å kommunisere direkte med den interne datamodellen, uten strømpivot-tillegget. Dette er nyttig hvis du bruker versjoner av Excel som ikke følger med Power Pivot-tillegget, for eksempel når du bruker Microsoft Office, enten Home eller Small Business Edition. Hver Excel 2013 og 2016 arbeidsbok leveres med en Internal Data Model.

Tenk deg at du har Transaksjonstabellen du ser her, og på et annet regneark har du en Medarbeider-tabell som inneholder informasjon om de ansatte.

Denne tabellen viser transaksjoner etter ansattes nummer.

Denne tabellen gir informasjon om ansatte: fornavn, etternavn og jobbtittel.

Du må opprette en analyse som viser salg etter jobbtittel. Dette ville normalt være vanskelig med tanke på at salg og jobbtittel er i to separate tabeller. Men med Internal Data Model kan du følge disse enkle trinnene:

1. Klikk inne i Transaksjonsdatatabellen og start et nytt pivottabell ved å velge Sett inn ➪ Pivottabell fra båndet.
2. I dialogboksen Create PivotTable velger du Legg til denne data i alternativet Datamodell.

   

   Når du oppretter et nytt pivottabell fra Transaksjonstabellen, må du sørge for å velge Legg til disse dataene i datamodellen.

3. Klikk inn i datatabellen Ansatte og start et nytt pivottabell.

   Igjen, vær så snill å velge Legg til denne data i alternativet Datamodell, som vist.

   Legg merke til at dialogbokser Create PivotTable refererer til navngitte områder. Det vil si at hvert bord ble gitt et bestemt navn. Når du legger til data i Internal Data Model, er det en god praksis å navngi datatabellene. På denne måten kan du enkelt gjenkjenne tabellene dine i Internal Data Model. Hvis du ikke nevner tabellene dine, viser den interne datamodellen dem som Range1, Range2 og så videre.

   

   Opprett et nytt pivottabell fra Medarbeider-tabellen, og velg Legg til disse dataene i datamodellen.
4. For å gi datatabellen et navn, bare markere alle dataene i tabellen, og velg deretter Formler → Definer navn kommando fra båndet. Skriv inn et navn for tabellen i dialogboksen. Gjenta for alle andre tabeller.
5. Etter at begge tabellene er lagt til den interne datamodellen, åpner du listen PivotTable Fields og velger ALLE velgeren. Dette trinnet viser begge områdene i feltlisten.

   

   Velg ALL i listen PivotTable Fields for å se begge tabellene i Internal Data Model.
6. Bygg ut svingbordet som normalt.I dette tilfellet er Job_Title plassert i Row-området, og Sales_Amount går til Verdier-området.

   Som du kan se her, gjenkjenner Excel umiddelbart at du bruker to tabeller fra Internal Data Model og ber deg om å opprette et forhold mellom dem. Du har muligheten til å la Excel autodetektere forholdet mellom tabellene dine eller å klikke på Opprett-knappen. Opprett alltid forholdene selv, for å unngå mulighet for at Excel blir feil.

   

   Når Excel ber deg om, velger du å opprette forholdet mellom de to tabellene.
7. Klikk på Opprett-knappen.

   Excel åpner dialogboksen Lag forhold, vist her. Der velger du tabellene og feltene som definerer forholdet. Du kan se at transaksjonstabellen har et Sales_Rep-felt. Det er relatert til Medarbeiderbordet via feltet Employee_Number.

Bygg det riktige forholdet med rullegardinlistene Tabell og kolonne.

Når du har opprettet forholdet, har du et enkelt pivottabell som effektivt bruker data fra begge tabellene for å lage den analysen du trenger. Følgende figur illustrerer at du ved å bruke Excel Internal Data Model har oppnådd målet om å vise salg etter jobbtittel.

Du har oppnådd målet om å vise salg etter jobbtittel.

Du ser at rullegardin nederst til høyre er kalt Related Column (Primary). Begrepet primært betyr at den interne datamodellen bruker dette feltet fra det tilknyttede tabellen som primærnøkkel.

En primærnøkkel er et felt som bare inneholder unike ikke-nullverdier (ingen duplikater eller blanke). Primærnøkkelfelt er nødvendig i datamodellen for å forhindre aggregasjonsfeil og duplikasjoner. Hvert forhold du lager, må ha et felt som er utpekt som primærnøkkel.

Medarbeiderbordet må ha alle unike verdier i feltet Employee_Number, uten emner eller nullverdier. Dette er den eneste måten at Excel kan sikre dataintegritet når du slår seg sammen med flere tabeller.

Etter at du har tilordnet tabeller til Internal Data Model, må du kanskje justere forholdene mellom tabellene. For å gjøre endringer i forholdene i en intern datamodell, klikk på fanen Data på båndet og velg kommandoen Relationships. Dialogboksen Administrer forhold, som vises her, åpnes.

Dialogboksen Administrer forhold lar deg gjøre endringer i forholdene i Internal Data Model.

Her finner du følgende kommandoer:

• Ny: Lag et nytt forhold mellom to tabeller i Internal Data Model.
• Rediger: Endre det valgte forholdet.
• Aktiver: Forstå det valgte forholdet, og fortell Excel for å vurdere forholdet når du aggregerer og analyserer dataene i Internal Data Model.
• Deaktiver: Slå av det valgte forholdet, og fortell Excel for å ignorere forholdet når du aggregerer og analyserer dataene i Internal Data Model.
• Slett: Fjern det valgte forholdet.