Opprette en enhetlig forretningskontaktliste i Outlook 2003 - dummies

En database med forretningsforbindelser endres alltid, men Outlook 2003 kan bidra til å opprettholde bestillingen. Enten det er kunder eller leverandører, folk kommer og går, telefonnumre endres, folk blir fremmet, og så videre. Å holde kontaktlisten oppdatert er en utfordring som intensiverer når du tar hensyn til plassering. Ofte er listen delt opp mellom faktureringssystemet, innkjøpsavdelingen og hver selgeres ulike arkiver (Rolodex, Pocket PC-maskiner, og til og med visittkortet glemt i den øverste skuffen). Uten en oppdatert database kan du ikke kommunisere godt med kundene dine.

Her er noen mulige løsninger på dette problemet:

• Bruk din kontaktliste som kunde- og leverandørdatabase. Oppdater all informasjon som du mottar, når du arbeider av deg selv.
• Bruk en persons Kontakter liste som selskapslisten. Gjør dette til en selskapsregel: Alle nye oppdateringer som noen får (for eksempel et visittkort, en telefonsamtale med ny informasjon eller en e-post) går til en sentral person for databaseoppdatering.

• Opprett en offentlig liste på Exchange-serveren og velg en person som skal være listelederen. Du kan bruke Business Contact Manager versjon 2. 0, som er en gratis tillegg til Outlook i Office Professional og Small Business-utgavene. Du kan dele bedriftskontakter og kontoer som en liste med resten av firmaet ditt.

Du bør oppdatere adressendringer og legge til ny kontaktinformasjon umiddelbart. Det første alternativet er bra når du arbeider alene. Det andre alternativet fungerer når du ikke har en Exchange-server tilgjengelig, eller ikke bruker Business Contact Manager versjon 2. 0. Det beste alternativet er det tredje, fordi kontaktlisten er tilgjengelig for hele laget når som helst, hvor som helst med Outlook Web Access. Du skriver bare de nye kontaktene inn i kontaktlisten din, lagrer den, og sender den deretter som et vCard til kontaktlistelageren som følger:

en. Åpne den lagrede kontakten.

2. Velg Handlinger, Videresend som vCard.

En ny e-post åpnes med vCard vedlagt.

3. Send det til kontaktlisten keeper.

Kontaktliste keeper mottar e-posten og kan ganske enkelt dra og slippe vCard fra e-posten til kontaktlisten.

Når du legger til en kontakt på denne måten, registreres automatisk datoen kontakten ble opprettet (bruker feltnavnet Skapt) og opprettholder en siste modifikasjonsdato (ved hjelp av feltet Modifisert). Du kan tilpasse kontaktvisningen din til å inkludere feltene Skapte og Modifiserte hvis du vil holde oversikt over denne informasjonen.

Du vil sannsynligvis motta kontaktinformasjon fra flere kilder, for eksempel det interne salgssystemet, hver selger eller ledelsen. Å knytte kontakten med den personen som genererte den, letter sporingen.

Du kan bruke kategorier for å hjelpe deg med å spore denne informasjonen:

1. Opprett en ny kategori for hvert salgsteammedlem.

2. Sett inn en ny kontakt på listen.

3. Når kontakten er åpen, klikk kategorien Kategorier.

Dialogboksen Kategorier vises.

4. Velg Sender Name-kategorien og lagre kontakten.

Kontakten er knyttet til sin kilde.