Opprette og administrere oppgaver i Outlook - dummies

Du kan bruke vinduet Oppgaver i Outlook for å se hva du trenger gjør, når du trenger å gjøre det, og om du burde ha gjort det en liten stund siden. På oppgavelinjelisten viser forfallsdatoer tydelig hvor smart pisken blir sprakk og hvor nært du skal møte eller savne frister. En grå linje vises på tvers av oppgavene du fullfører. Oppgaver som er for sent, vises i rødt.

Angi en oppgave i oppgavevinduet

Outlook gir to måter å legge inn en oppgave i oppgavevinduet:

Den raske måten: Følg disse trinnene for å taste inn en oppgave raskt:

1. Klikk øverst i vinduet der det står "Klikk her for å legge til en ny oppgave. “

2. Skriv noen ord for å beskrive oppgaven.

3. Skriv inn forfallsdato i feltet Forfallsdato.

For å skrive inn datoen, skriv den selv eller åpne rullegardinskalenderen og velg en dato der.

Den langsommere, men grundige måten: Hvis du vil få oppgaven satt opp akkurat, følger du disse trinnene:

1. Klikk på Ny knappen, trykk Ctrl + N, eller velg Handling -> Ny oppgave.

Du ser oppgaveskjemaet. Dette skjemaet har steder der du kan legge inn all slags informasjon om oppgaven din.

2. Beskriv oppgaven i oppgaveskjemaet.

3. Skriv inn start og forfallsdato.

4. Beskriv oppgavens status.

5. Prioritere oppgaven.

6. Skriv ned notater om oppgaven.

7. Klikk på Lagre og lukk-knappen når du er ferdig med å beskrive oppgaven.

Ved å klikke på Tilbakestill-knappen i oppgaveskjemaet, kan du skrive inn en oppgave som gjentas igjen og igjen. I dialogboksen Oppgavegjenoppretting, beskriv hvor ofte oppgaven gjenoppstår. Outlook markerer gjentatte oppgaver i oppgavevinduet med et uvanlig ikon. Det ser ut som et utklippstavle med et stykke toalettpapir fast på den.

Bruk fanen Detaljer på oppgaveskjemaet til å spore timene du jobber på, et prosjekt, hvilke firmaer du jobber for, og hvor mange miles du logger på, når du jobber.

Håndtering og håndtering av oppgaver

Når tiden kommer til å administrere oppgavene i oppgavevinduet, bør du være en streng oppgavebehandling. Her er noen tips for hvordan du håndterer og administrerer oppgaver:

• Marker en oppgave som komplett: Klikk avkryssingsboksen ved siden av oppgavenavnet i oppgavevinduet. Outlook trekker en linje gjennom gjennomførte oppgaver.
• Slette en oppgave: Velg oppgaven og klikk på Slett eller trykk Ctrl + D.
• Redigere en oppgave: Dobbeltklikk en oppgave i oppgavevinduet for å åpne oppgaveskjemaet og endre opplysningene der.

Outlook gir en rekke teknikker for å finne oppgaver i et overfylt oppgavefelt:

• Endre visninger i oppgavevinduet: Åpne rullegardinmenyen Nåværende visning, og velg visningen som mest sannsynlig vender opp oppgave du leter etter.
• Kategoriser oppgaver: Tilordne oppgaver i kategorier og velg Etter kategori i rullegardinmenyen Nåværende visning for å ordne oppgaver etter kategori.
• Bruk kommandoen Finn: Hvis verre kommer verste, kan du alltid ty til Finn-kommandoen for å finne en bortkommen oppgave.