E-postmelding i Outlook - dummies

Elektronisk post er på mange måter bedre enn vanlig papirtype (også kjent for e-post avicionados som snail mail ). E-post er levert mye raskere enn papirkost - nesten øyeblikkelig. (Speedy levering er veldig praktisk for siste øyeblikk bursdag hilsener, hvis du er tilbøyelig til å savne en viktig dato nå og da.) E-post er også utrolig billig; Faktisk er det gratis mesteparten av tiden.

Den raske og skitne måten å opprette en melding på

Å lage en ny melding er sinnsykt lett. Du kan sikkert finne ut det uten hjelp, men her er et hint: Start Outlook, klikk på Ny, skriv inn en adresse i To-boksen, et emne i Emne-boksen, en melding i meldingsboksen, og klikk Send. (Nailed den ene, ikke du? Var det lett eller hva?)

Den langsomme, fullstendige måten å opprette en melding på

Du kan foretrekke en mer detaljert tilnærming til å opprette en e-postmelding. Hvis du har en yen for fancy Email - spesielt hvis du vil dra nytte av hver klokke og fløyte, kan Outlook legge til meldingen din - følg disse trinnene:

en. Klikk på Mail-knappen i navigasjonsruten (eller trykk Ctrl + 1).

E-postinnboks vises.

2. Velg Fil-> Ny-> E-postmelding (eller trykk Ctrl + N).

Det nye meldingsskjemaet vises.

3. Klikk på tekstboksen Til og skriv inn e-postadressen til personen du sender meldingen til.

Du kan også klikke på Til-knappen selv, finne navnet til personen du sender meldingen til i adresseboken, og klikk deretter OK.

4. Klikk på tekstboksen Cc og skriv inn e-postadressene til personene du vil sende en kopi av meldingen til.

Hvis du sender meldinger til flere personer, skiller du adressene dine; Du kan bruke enten komma eller semikolon.

5. Skriv emnet for meldingen i Emne-boksen.

Ditt emne kan være ganske lenge, men hold det kort. En fin, relevant emnelinje gjør at noen vil lese meldingen din; en lang eller rare emnelinje gjør det ikke. (Vel, du vet aldri med en merkelig emnelinje - men ikke send underlig e-post på kontoret, med mindre alle gjør det.)

6. Skriv inn teksten til meldingen i tekstboksen.

Hvis du bruker Microsoft Word som tekstbehandler, kan du også sette opp Outlook for å bruke Word som e-postredigerer. Du kan inkludere formatering, grafikk, tabeller og alle triksene som er tilgjengelige i Word, for å gjøre e-posten mer attraktiv.

Når du bruker Word som e-postredigerer, gjør du ikke noe annet - du ser bare Word-verktøylinjer i Outlook-e-postskjemaet når du oppretter e-post.Du kan bruke alle verktøyene du ser for å legge til formatering i e-posten din. Hvis du er helt hjemme med Microsoft Word, kan du bare lage meldinger i Word og sende dem rett ut uten at du åpner Outlook. Skriv bare en melding i Word ved å velge File-> Send To-> Mail Recipient, skriv inn en adresse og et emne, og klikk deretter Send.

Vær forsiktig med hvordan du formaterer Email for å sende til personer på Internett. Ikke alle e-postsystemer kan håndtere grafikk eller formatert tekst, for eksempel fet skrift eller kursiv, slik at mesterverket av korrespondanse kunst som du sender til klienten din på Internett, kan komme som gibberish. Hvis du ikke vet hva den andre personen har på datamaskinen, må du lyse på grafikken. Når du sender e-post til kollegaene dine på samme kontor, eller hvis du er sikker på at personen du sender til også har Outlook, må formatering og grafikk se bra ut.

7. Klikk på Send-knappen.

Din epost sendes til utboksen. Hvis du er på et kontornettverk, går posten din automatisk fra utboksen til innboksen til personen du sender meldingen til. Hvis du bruker en Internett-tjeneste som MSN eller CompuServe, trykker du på F5 for å sende e-postmeldingen sammen.