Opprydding Grunnleggende for QuickBooks Company File - dummies

Når du forstår hvilken arkivering i QuickBooks handler om, er prosessen ganske enkel. For å kondensere QuickBooks-firmafilen, følg disse trinnene:

1. Velg kommandoen Fil → Verktøy → Kondensdata.

   QuickBooks viser den første kondensedata-dialogboksen.

   

2. Velg radioknapp Transaksjoner før en bestemt dato.

   Dette alternativet forteller QuickBooks at du vil gjøre to ting: Lag en arkivkopi av QuickBooks-datafilen, og tynn ned arbeidsfilen, slik at den ikke er så stor. QuickBooks reduserer størrelsen på arbeidsversjonen av bedriftsdatafilen ved å fjerne gamle, lukkede transaksjoner hvis du velger i trinn 3 for å fjerne transaksjoner.

3. Angi fjerntransaksjonene før dato.

   For å spesifisere datoen før hvilken lukkede transaksjoner skal fjernes, skriv inn datoen i datafeltet. Hvis du vil kondensere filen ved å fjerne transaksjoner på eller før 31. desember 2016, for eksempel, skriv inn 1/1/2017 i datafeltet. Du trenger ikke å føle deg tvunget til å fjerne en haug med lukkede transaksjoner, men. Du fjerner kun lukkede transaksjoner hvis QuickBooks-firmafilen din blir for stor. Du kan enkelt jobbe med en QuickBooks-firmafil som er 25 MB, 50 MB, eller til og med 100 MB (megabyte).

   Selv om du vanligvis kondenserer en QuickBooks-fil ved å fjerne gamle, lukkede transaksjoner, oppretter Condense-kommandoen også filer uten transaksjoner og filer med bare et spesifisert datautvalg av transaksjoner. Hvis du vil opprette en fil som inneholder lister og preferanser, men ingen transaksjoner, velger du alternativknappen Alle transaksjoner.

   For øvrig kan du bruke alternativet Alle transaksjoner til å bygge en nesten tom fil som du kan gjenbruke (for eksempel for trening). Hvis du vil opprette en QuickBooks-fil som har et spesifisert utvalg av transaksjoner, velger du alternativknappen Transaksjoner utenfor en datointervall og deretter angir datoene som bokmerker området i boksen Før og Etter.

4. Klikk på Neste når du er ferdig med å angi hvilke transaksjoner QuickBooks skal fjerne.

   QuickBooks viser den andre Condense Data dialogboksen.

   

5. Angi hvordan transaksjoner skal oppsummeres.

   Hvis du vil oppsummere historiske transaksjoner, bruker QuickBooks en annen Condense Data dialogboksen for å spørre hvordan den skal oppsummere historiske data: med en enkelt oppsummering av journaloppføringer, med månedlige oppsummerte journaloppføringer, eller ingen sammendrag i det hele tatt. Velg alternativknappen som tilsvarer oppsummeringsmetoden du vil ha.(Vanligvis bruker du det andre alternativet som er oppført - med QuickBooks opprette månedlige oppsummerte journaloppføringer - slik at du fortsatt kan generere meningsfulle sammenlignende månedlige rapporter.)

6. Klikk på Neste når du er ferdig med å angi hvordan QuickBooks skal oppsummere transaksjoner.

   QuickBooks viser den tredje kondensedata-dialogboksen.

   

7. Angi hvordan lagertransaksjoner skal kondenseres, og klikk Neste.

   Hvis QuickBooks-filen din inneholder lagertransaksjoner, anbefaler QuickBooks at du fjerner gamle lagertransaksjoner. Når QuickBooks viser den tredje kondensdata-dialogboksen, kan du fortelle QuickBooks å gjøre nettopp dette ved å velge alternativknappen Summarize Inventory Transactions (Anbefalt). (Hvis du ikke vil fjerne gamle transaksjoner, velger du alternativknappen Behold inventartransaksjonsdetaljer.)

   Når du klikker Neste, fortsetter du til den fjerde kondensedata-dialogboksen, som spør hvilke transaksjoner som anses å være stengt.

8. Angi hvilke transaksjoner som skal fjernes, og klikk på Neste.

   QuickBooks ber om litt mer informasjon om nøyaktig hva som utgjør en lukket eller gammel transaksjon som skal fjernes. Du markerer avmerkingsbokser for å angi om transaksjoner før fjerningsdatoen skal fjernes, selv om de ikke er avklart, merket for å bli skrevet, flagget som å bli sendt, og så videre.

   Når du klikker på Neste, går du videre til den femte kondensedata-dialogboksen.

   

9. Angi hvilken listeopprydding som skal skje, og klikk på Neste.

   Bruk den femte kondensdatadialogboksen til å fortelle QuickBooks at i tillegg til å fjerne gamle lukkede transaksjoner, bør det rydde opp noen av lister. Du kan markere avmerkingsbokser som forteller QuickBooks for å fjerne ubrukte kontoer, ubrukte kunder, ubrukte leverandører og så videre. Ved å rydde opp listen gjennom fjerning av ubrukte listeposter, reduserer du ikke bare størrelsen på bedriftsfilen, men gjør det også lettere for folk å jobbe med listen.

   Når du klikker Neste, viser QuickBooks den sjette kondensedata-dialogboksen. Dialogboksen forteller deg at arkivprosessen begynner med QuickBooks å lage en kopi av datafilen, og at kondensoperasjonen kan ta flere minutter eller til og med flere timer å fullføre.

   

10. Klikk på Start kondens.

    QuickBooks starter prosessen med kondensering av datafilen.

11. Sikkerhetskopier datafilen når du blir bedt om det.

    I begynnelsen av kondensprosessen spør QuickBooks deg om å sikkerhetskopiere QuickBooks-firmafilen. Sikkerhetskopiering av QuickBooks-firmafilen som en del av en kondensoperasjon, fungerer på samme måte som sikkerhetskopiering av QuickBooks-selskapsfilen til enhver tid.

    Når du har sikkerhetskopiert QuickBooks-firmafilen, lagrer QuickBooks en arkivkopi av firmafilen og rydder deretter opp arbeidsversjonen av bedriftsfilen ved å bruke instruksjonene. Igjen, som nevnt i de tidligere trinnene, kan oppryddingsprosessen ta bare noen få minutter, eller det kan ta flere timer hvis filen er veldig stor.