Video: Opprydding og kartlegging av avfall: Magnus Nygård, Dokkadeltaet Våtmarkssenter AS 2024
Bestemme når og hvordan du vil rydde opp eller arkivere, er QuickBooks-firmaets fil hovedsakelig en sak av sunn fornuft. Din første vurdering bør være om du trenger å kondensere firmafilen i det hele tatt.
Hvis QuickBooks fortsatt kjører i rimelig hastighet, hvis du ikke finner deg gal på grunn av mange ubrukte elementer i lister, eller hvis datafilen ikke har vokst seg stort (større enn 100 MB eller så), kan du trenger ikke å kondensere I mange tilfeller oppnår du ingen fordel ved å rydde opp. Og ved ikke å rydde opp, har du fremdeles fullstendige, detaljerte økonomiske poster på fingertuppene.
Kjører en opprydding ikke nødvendigvis reduserer størrelsen på QuickBooks datafil. Derfor, hvis du virkelig må ha en mindre datafil, bør du først kjøre en opprydding og deretter lagre og gjenopprette en bærbar QuickBooks datafil.
Her er en annen fornuftig oppfatning om å rydde opp og arkivere QuickBooks-firmaets filer: Du bør opprette en arkivkopi av QuickBooks-datafilen. Faktisk lager du en arkivkopi av QuickBooks-datafilen på slutten av året, etter at du eller din CPA har gjort noen endringer i året.
Det er en god ide å lage en arkivkopi av QuickBooks datafil som brukes til å utarbeide din avkastning og eventuelle regnskap, fordi du alltid kan forklare noe nummer på retur eller finansregnskap senere ser på arkivkopien av datafilen.
Et av problemene med å bruke QuickBooks er at folk med vilje eller uforvarende kan endre gamle transaksjoner. Dette betyr at noen kan endre transaksjoner i en QuickBooks-datafil i et tidligere år. Når den endringen skjer, kan noen som ser på QuickBooks-datafilen senere ikke være i stand til å forklare et tall på en selvangivelse eller en finansiell oversikt.
Hvis noen for eksempel går tilbake og endrer en transaksjon i et foregående år, og denne transaksjonen brukes til å beregne totale inntekter for året, kan du ikke lenger bruke QuickBooks-dataene til å forklare tallene på din avkastning og dine regnskap for total inntekt.
Heldigvis ved å ha en arkivkopi av QuickBooks-datafilen - QuickBooks-datafilen som leverte tall til selvangivelsen og årsregnskapet - du kan alltid se hvilke QuickBooks-transaksjoner som støtter et bestemt returnummer eller regnskapsnummer.
Hvis du fortsatt er forvirret om dette punktet - og det er litt vanskelig - spør din skatterådgiver eller CPA om problemet.Han kan forklare deg faren for å ha en endring i QuickBooks-data som har blitt brukt til å utarbeide en avkastning eller et finansregnskap etter at avkastningen er utarbeidet, eller etter at årsregnskapet er publisert og distribuert.
