Velge en opprydding og arkiveringsstrategi med QuickBooks 2011 - dummies

Bestemme når og hvordan du vil rydde opp eller arkivere QuickBooks 2011-firmafilen, er for det meste en sak av sunn fornuft. Din første vurdering bør være om du trenger å kondensere firmafilen i det hele tatt. Hvis QuickBooks fortsatt kjører i rimelig hastighet, hvis du ikke finner deg gal på grunn av mange ubrukte elementer på lister, eller hvis datafilen ikke har vokst seg stort (større enn 100 MB eller så), trenger du kanskje ikke å kondensere. Du oppnår ingen fordel, i mange tilfeller ved å rydde opp. Og ved ikke å rydde opp, har du fremdeles fullstendige, detaljerte økonomiske registre på fingertuppene.

Kjører en opprydding ikke nødvendigvis reduserer størrelsen på QuickBooks datafil. Hvis du virkelig må ha en mindre datafil, må du først kjøre en opprydding og deretter lagre og gjenopprette en bærbar QuickBooks-datafil.

Den andre delen om å rydde opp og arkivere QuickBooks-firmaets filer er en annen fornuftig oppfatning: Du bør opprette en arkivkopi av QuickBooks-datafilen. Det anbefales at du oppretter en arkivkopi ved årsskiftet etter at du eller CPA har gjort noen endringer i året. Det er en god ide å lage en arkivkopi av QuickBooks-datafilen som brukes til å utarbeide selvangivelsen og eventuelle regnskap, fordi du alltid kan forklare noe nummer på retur eller regnskap ved senere å se på arkivkopien av datafilen.

Noen ganger forandrer folk seg forsettlig eller utilsiktet gamle transaksjoner. Dette betyr at noen kan endre transaksjoner i en QuickBooks-datafil i et tidligere år. Når den endringen skjer, kan noen som senere ser på QuickBooks datafil, ikke være i stand til å forklare et tall på en selvangivelse eller en finansiell oversikt. For eksempel, hvis noen senere går tilbake og endrer en transaksjon i et tidligere år, og denne transaksjonen brukes til å beregne totalinntekter for året, kan du ikke lenger bruke QuickBooks-dataene til å forklare tallene på selvangivelsen og regnskapet for totale inntekter.

Heldigvis ved å ha en arkivkopi av QuickBooks datafil - QuickBooks datafilen som leverte tall til selvangivelsen og årsregnskapet - du kan alltid se hvilke QuickBooks-transaksjoner som støtter en bestemt selvangivelse nummer eller regnskapsnummer.

Hvis du fortsatt er forvirret om dette punktet - og det er litt vanskelig - spør din skatterådgiver eller CPA om problemet.Han kan forklare deg faren for å ha en endring i QuickBooks-data som har blitt brukt til å utarbeide en avkastning eller et finansregnskap etter at avkastningen er utarbeidet eller etter at årsregnskapet er publisert og distribuert.