Automatisk oppdatering av journalen i Outlook 2000 - dummies

Stardate 2001: På Star Trek, kapteinen på stjerneskipet Enterprise gjør trofast daglige oppføringer i kapteinens logg. Kapteinen registrerer informasjon om planeter mannskapet har utforsket, romvesenene de har slått, og de bisarre fenomenene de har observert ut i dypt rom, hvor ingen har gått før!

Nå er det din tur. På samme måte som kaptenen til Enterprise, , kan du registrere dine daglige samspill med merkelige vesener i bizarre omgivelser under stressende omstendigheter, selv om de merkelige vesener er alle på ditt eget kontor. Outlook Journal er kapteins logg.

Galaksenes høye muckity-mucks bruker utvilsomt loggen til veldig viktige ting, men Journal gir deg mer direkte. Noen ganger, når du trenger å finne et dokument eller en oversikt over en samtale, husker du ikke hva du ringte dokumentet eller hvor du lagret det, men du husker når du opprettet eller mottok varen. I dette tilfellet kan du gå til Journal og sjekke datoen når du husker å håndtere varen og finne det du trenger å vite.

For å få god bruk fra Journal, må du bruke den, skjønt. Du kan angi Outlook for å lage journaloppføringer for nesten alt du gjør, eller du kan stenge Journal helt og ikke gjøre noen oppføringer til den. Hvis du ikke legger noe i Journal, får du ingenting ut.

Hva er den enkleste måten å gjøre oppføringer i Journal? Gjør ingenting. Journal journaliserer automatisk ethvert dokument du lager, redigerer eller skriver ut i et hvilket som helst Office 2000-program. Journalen sporer også automatisk e-postmeldinger, møteforespørsler og svar, og oppgaveforespørsler og svar. I fremtiden kan andre programmer enn Microsoft Office-pakken ha mulighet til å lage oppføringer i Journal, men akkurat nå er denne funksjonen begrenset til Office 2000-programmer.

Det er en fangst: Du må fortelle Outlook at du vil at automatisk journalopptak skal slås på. Heldigvis, hvis du ikke har aktivert tidsskriftets automatiske innspillingsfunksjon, spør Outlook 2000 om du vil slå på funksjonen hver gang du klikker på Journal-ikonet.

Følg disse trinnene for å slå på Journal automatisk registrering:

1. Velg Verktøy-> Valg.

Dialogboksen Alternativer vises.

2. Klikk på knappen Journal Options.

Dialogboksen Tidsalternativer vises (se figur 1) med avmerkingsbokser for alle typer aktiviteter du kan registrere automatisk, og navnene på alle personene som du automatisk kan registrere transaksjoner for, for eksempel e-post.

Figur 1: Dialogboksen Journalsalternativer.

3. Klikk for å legge inn en sjekk i avmerkingsboksen for de elementene og filene du vil automatisk registrere og for kontaktene om hvem du vil ha informasjonen registrert.

Listen over personer i boksen For disse kontakter er den samme som listen over personer i kontaktlisten din. Du kan manuelt opprette journaloppføringer for personer som ikke er i kontaktlisten din.

Når du legger til navn i kontaktlisten din i kontaktmodulen, er de ikke angitt for automatisk opptak i journalen. Du må enten sjekke navnet i dialogboksen Journalsalternativer eller åpne kontaktoppføringen, klikke på fanen Journalen, og sjekk automatisk Registrere journaloppføringer for disse kontaktene.

4. Klikk på OK.

Tidsskriftet registrerer automatisk de elementene og filene du har valgt for kontaktene du har kalt.