Vurderer informasjonssystemer og CPA-eksamenene dummies

Alle CPAer jobber tett med teknologien. CPA-eksamenens forretningsmiljø og konsepter (BEC) -prøve dekker begreper en regnskapsfører bruker til å vurdere IT-behov og bestemme utgifter. Teknologi kan være en av de største kostnadene din bedrift oppstår.

Som teknologi blir mer komplisert, behandler og lagrer bedrifter en økende mengde data. Du vil vurdere trinnene en CPA tar for å beskytte selskapsdata mot tyveri.

Bestemme om datateknologibehov

Ny teknologi - eller bedre eksisterende teknologi - krever ofte ekstra utgifter. For å ta en informert beslutning om et teknologisk behov, bør du vurdere hvor mye ekstra inntekt teknologien vil hjelpe deg med å generere.

Anta at du eier en cateringvirksomhet. For å ansette dine cateringjobber, sender du deg en e-post fra listen over deltidsansatte og sporer cateringjobbene de jobber i et Excel-dokument. Du bestemmer at et automatisert bemanningssystem vil spare tid, slik at du kan øke salget av salget med 10 prosent.

Hvis kostnaden for det automatiserte systemet er mindre enn fortjenesten fra en 10 prosent økning i salget, vil investeringen i teknologien gi økonomisk mening.

BEC-testen kan få deg til å vurdere teknologiutgifter ved å vurdere kostnadsbesparelser. Vurder det samme cateringeksemplet. Anta at eieren betaler en deltidsansatt 10 000 dollar per år for å håndtere bemanning. Hvis et automatisert system kan håndtere bemanning, kan deltidsansatte medarbeider i stedet utføre cateringjobber.

Den tidligere bemanningspersonen jobber nå med inntektsgivende cateringarbeid. Hvis det automatiserte systemet koster mindre enn $ 10 000, vil det være fornuftig å kjøpe den nye teknologien.

Hvert firma trenger en katastrofeutvinningsplan for deres IT-avdeling. Dette emnet er presentert på nesten hver BEC-test. I tilfelle en katastrofe (flom, tornado, strømbrudd), trenger en bedrift en skriftlig plan for å "starte" på nytt sin teknologiske operasjon. Tradisjonelt var katastrofeoppretting ment å ha utstyr (datamaskiner, servere, telefoner) på et eget sted. Hvis en katastrofe oppstår, flyttes IT-avdelingen til det andre stedet og opererer derfra.

Teknologi lar nå bedrifter sette opp katastrofegjenoppretting gjennom cloud computing . Cloud computing betyr at hele selskapets data kontinuerlig støttes på servere på et annet sted. Et firma kan ha en intern avdeling som gir denne prosessen, eller ansette et eksternt firma. Hvis en katastrofe oppstår, kan IT-avdelingen få tilgang til og bruke bedriftsdataene som er sikkerhetskopiert på skyen.

Veier IT-sikkerhet

Alle bedrifter må sette opp kontroller for å forhindre at sensitive datatyper blir tapt eller stjålet. Kunder, regulatorer og selskapets aksjonærer insisterer på IT-sikkerhet. Tap eller tyveri av datamaskininformasjon kan resultere i opprørt kunder, tap av virksomheten og mulige juridiske problemer.

Tildeling av plikter er en kritisk intern kontroll som brukes til å redusere risikoen for tyveri. Når det er mulig, bør disse tre IT-oppgaver deles mellom forskjellige personer:

• Programmering: IT-ansatte som skriver kode og lager programmer for å løse forretningsproblemer

• Drift: Arbeidere som bruker IT-verktøy programvare) for å kjøre den daglige virksomheten

• Bibliotek: Databasens administrator eller bibliotekar, som opprettholder, legger til, oppdaterer og arkiverer alle poster for selskapet.

Anta at du for eksempel administrerer et lastebilfirma. Du har en forsendelsesavdeling som sender lastebiler til sine destinasjoner og overvåker forsendelser. Programmeringsavdelingen skrev et program for distribusjonsprosessen.

Hvis programmererne hadde tilgang til IT-aktiviteten i avdelingen for sending (operasjon), kunne de potensielt manipulere prosessen. En programmerer kan for eksempel sende lastebiler til destinasjoner som programmereren personlig kontrollerer. Programmereren kan omgå faktureringsprosessen slik at forsendelser hun kontrollerer, aldri faktureres.

Når du ser et BEC-testspørsmål om IT-sikkerhet, bør du vurdere virkningen av mangel på oppdeling av oppgaver.