Arrangere Outlook 2007-meldingene dine - dummies

Ingen får en liten bit av e-post lenger. Hvis du får en melding, får du massevis av dem. Heldigvis tilbyr Outlook 2007 deg en hel rekke forskjellige måter å ordne det rotet av meldinger, slik at du har en slåsemulighet for å finne ut hva som er viktig og hva som kan vente.

Når Outlook er konfigurert for å vise lesepanelet på høyre side av skjermen (velg Vis -> Lesepane -> Høyre), ser du to knapper øverst i meldingslisten:

• Ordnet etter knapp: Denne venstre knapp beskriver systemet Outlook bruker til å organisere meldingene dine.
• Detaljknapp: Til høyre for Ordnet av-knappen setter en annen knapp med en etikett som gir detaljert informasjon om det arrangementet Outlook bruker. (For eksempel, hvis meldingene dine nå er arrangert etter dato, sier knappen til høyre enten Nyeste på topp eller Eldste på toppen.)

For å endre måten Outlook organiserer meldingene dine på, klikker du ganske enkelt på arrangert av-knappen for å avdekke en snarveismeny over alle ordninger du kan bruke.

Dette er arrangementene Outlook tilbyr:

• Dato: Den vanligste måten å organisere meldinger på, er etter dato. Når du først konfigurerer Outlook, blir det slik meldingene dine blir arrangert. Klikk på knappen til høyre for å skifte mellom nyeste meldinger på topp og eldste meldinger øverst.

• Samtale: Dette arrangementet grupperer meldinger av samme emne sammen. Hvis du har utvekslet en serie med meldinger med noen om et bestemt prosjekt eller en ide, kan du velge samtalearrangementet for å følge tråden i samtalen.
• Fra: Som du kanskje gjetter, organiserer dette arrangementet meldingssamlingen din i henhold til personen fra hvilken meldingen ble sendt.
• Til: De fleste meldingene du mottar er adressert til deg, men ikke alltid. Noen ganger mottar du meldinger adressert til en liste over personer, så navnet ditt vises ikke på Til linje i meldingen. Dette arrangementet skiller meldingene dine ut fra om navnet ditt er på Til-linjen i hver melding.
• Mappe: Når du ser meldinger i en søkemappe, kan meldingene du ser faktisk være plassert i en rekke forskjellige mapper. Hvis du vil vite nøyaktig hvilken mappe som inneholder hver melding, bruker du mappearrangementet.
Når du ser innboksen din, er mappearrangementet ikke tilgjengelig; det er bare for søkemapper.
• Størrelse: Noen e-postmeldinger inkluderer fotografier, musikk og alle slags tungvektfiler som virkelig kan tette opp bedriftens e-postservere.Så når systemadministratoren ber deg om å tynne innboksen din, bruker du denne funksjonen til å identifisere og slette meldingene som er mest overviktige.
• Emne: Dette arrangementet knytter sammen meldinger som har samme emne.
• Type: Ikke alle elementer som kommer inn i innboksen din, er en enkel melding; Du kan også motta møteinvitasjoner, oppgaveforespørsler og alle andre elementer. Når du vil skille meldingene fra møteforespørsler, bytt til Type-arrangementet.
• Vedlegg: Når du går til innboksen, kan du ikke lete etter en melding, du kan være på jakt etter et vedlegg. Å ordne dine meldinger ved vedlegg gjør at du kan undersøke de sannsynligste mistenkte først.
• E-postkontoer: Noen ganger vil du vite hvilken melding som kommer fra hvilken adresse eller hvilke meldinger du sendte til en bestemt adresse. Med dette arrangementet viser Outlook bare meldingene fra kontoene som interesserer deg.
Hvis du bare vil se meldingene som sendes til en enkelt adresse, velger du E-postkonto-arrangementet og klikker deretter på minustegnet (-) ved siden av navnene på kontoer du ikke vil se.
• Viktighet: Når du må se meldingene som er merket med stor betydning først, bruk dette arrangementet.
• Kategorier: Du kan tilordne kategorier til enhver melding du sender, og noen ganger kan andre tildele kategorier til meldingene de sender til deg. For å se hvilken melding som faller inn i hvilken kategori, bruk kategorien Arrangement.
• Tilgjengelighet: Innstillingen Tilgjengelighet er for personer som bruker en bærbar datamaskin på et bedriftsnettverk med Microsoft Exchange. Du kan konfigurere Exchange for å sende bare emnet, datoen og avsendernavnet for hver e-postmelding, ikke hoveddelen av meldingen. Inntil du faktisk klikker meldingen for å lese den, forblir resten av meldingen tilbake på hoveddatamaskinen på hjemmekontoret. Meldingene du kan få tilgang til i sin helhet betraktes som tilgjengelig.