Ordne e-posten din i Outlook 2003 - dummies

Ingen får en liten bit av e-post lenger. Hvis du får en melding, får du massevis av dem. Heldigvis tilbyr Outlook deg en hel rekke forskjellige måter å ordne det rotet av meldinger, slik at du har en slåsemulighet for å finne ut hva som er viktig og hva som kan vente.

Når Outlook er konfigurert for å vise lesepanelet på høyre side av skjermen, ser du to knapper øverst i meldingslisten. Den venstre knappen har en etikett som sier noe som "Ordnet etter: Dato. "Arrangert av-knappen beskriver systemet Outlook bruker til å organisere meldingene dine. Til høyre for arrangert av-knappen setter en annen knapp med en etikett som gir litt detalj om det arrangementet Outlook bruker for øyeblikket. (For eksempel, hvis meldingene dine nå er arrangert etter dato, vil knappen til høyre si enten "Nyeste på toppen" eller "Eldste på toppen.")

For å endre måten Outlook organiserer meldingene dine på, klikker du ganske enkelt på arrangert av-knappen for å avdekke en snarveismeny over alle ordninger du kan bruke. Dette er arrangementene Outlook tilbyr:

Dato: Den vanligste måten å organisere meldinger på, er etter dato. Når du først konfigurerer Outlook, blir det slik meldingene dine blir arrangert. Klikk på knappen til høyre for å skifte mellom nyeste meldinger på topp og eldste meldinger øverst.

Samtale: Dette arrangementet grupperer meldinger av samme emne sammen. Hvis du har utvekslet en serie med meldinger med noen om et bestemt prosjekt eller en ide, kan du velge samtalearrangementet for å følge tråden i samtalen.
Fra: Som du kanskje gjetter, organiserer dette arrangementet meldingssamlingen din i henhold til personen fra hvilken meldingen ble sendt. Å velge Fra-arrangementet er litt raskere enn å sette opp en søkemappe, men noen ganger er en søkemappe fortsatt den beste måten å spore meldinger fra spesifikke viktige personer på.

Til: De fleste meldingene du mottar er adressert til deg, men ikke alltid. Noen ganger mottar du meldinger adressert til en liste over personer, så navnet ditt vises ikke på Til linje i meldingen. Dette arrangementet skiller meldingene dine ut fra om navnet ditt er på Til-linjen i hver melding.
Mappe: Når du viser meldinger i en søkemappe, kan meldingene du ser faktisk være plassert i en rekke forskjellige mapper. Hvis du vil vite nøyaktig hvilken mappe som inneholder hver melding, bruker du mappearrangementet. Når du ser innboksen din, er mappearrangementet ikke tilgjengelig; det er bare for søkemapper.
Størrelse: Alle vet at størrelsen spiller ingen rolle; Det er følelsen som teller. Vel, ok, ikke alltid. Størrelsen er viktig for enkelte systemadministratorer - og det er ikke alltid et personlig problem. Noen e-postmeldinger inkluderer fotografier, musikk og alle slags tungvektfiler som virkelig kan tette opp bedriftens e-postservere. Så når systemadministratoren ber deg om å tynne ut innboksen din, bruk litt av denne funksjonen: Identifiser og slett meldingene som er mest overviktige.
Emne: Dette arrangementet ligner på samtalearrangementet, bortsett fra at det ikke følger tråden i en samtale, knytter det bare sammen meldinger som har samme emne.
Type: Ikke alle elementer som kommer inn i innboksen din, er en enkel melding; Du kan også motta møteinvitasjoner, oppgaveforespørsler og alle andre elementer. Når du vil skille meldingene fra møteforespørsler, bytt til Type-arrangementet slik at de mest interessante meldingene stiger til toppen av listen.
Flagg: Når du flagger en melding, planlegger du sannsynligvis å komme tilbake til det. Dette arrangementet plasserer flaggede meldinger øverst på listen og ubemerkede meldinger nederst. Hvis du bruker flere forskjellige flaggfarger, sorterer dette arrangementet også i henhold til flaggfarge.
Vedlegg: Når du går til innboksen, kan du ikke lete etter en melding, du kan være på jakt etter et vedlegg. Å ordne dine meldinger ved vedlegg gjør at du kan undersøke de sannsynlige mistenkte først.
E-postkontoer: Du kan konfigurere Outlook for å samle e-post fra flere forskjellige e-postadresser. Noen ganger vil du vite hvilken melding som kommer fra hvilke adresser, eller bare for å se på meldingene som sendes til en av disse adressene. Hvis du bare vil se meldingene som sendes til en enkelt adresse, velger du E Mail Accounts-arrangementet og klikker deretter på minus (-) ved siden av navnene på kontoer du ikke vil se. Med dette arrangementet viser Outlook bare meldingene fra kontoene som interesserer deg.
Viktighet: Første ting først - du vet ordtaket. Når du trenger å se meldingene merket med stor betydning først, er dette arrangementet du vil bruke.
Kategorier: Du kan tilordne kategorier til enhver melding du sender, og noen ganger kan andre tildele kategorier til meldingene de sender deg. For å se hvilken melding som faller inn i hvilken kategori, bruk kategorien Arrangement.

Knappen Ordne av vises at toppen av meldingen din kun vises når lesepanelet er satt til å vises på høyre side av skjermen. Du kan slå lesepanelet på ved å velge Vis -> Lesepane -> Høyre. Hvis du vil ordne meldingene dine når lesepanelet er av, velger du Vis -> Ordne By for å se listen over arrangementer og velg deretter ønsket.