Arkivering Outlook-mapper - dummies

I noen tilfeller plasserer Outlook e-postmeldinger, oppgaver og avtaler eldre enn seks måneder i arkivmappen - en spesiell mappe for ting som Outlook mener er foreldet eller ikke verdt å holde. Outlook samtaler sender disse elementene til arkivmappen autoarchiving. Elementer som Outlook-arkiver ikke går tapt for alltid, skjønt. Du kan besøke dem ved å åpne arkivmappen og dens undermapper i mappelisten. Outlook lager arkivet Arkiv og dets undermapper automatisk første gang du arkiverer elementer.

Du kan bestemme hvordan og når Outlook arkiverer elementer. Hvis du vil arkivere elementer, etablerer du et standard sett med arkiveringsregler som gjelder for alle mapper, og hvis en mappe trenger individuell oppmerksomhet (noe som betyr at du ikke vil at den skal bli underlagt standard arkiveringsregler), kan du opprette spesielle regler for det mappe. Hver mappe kan ha sitt eget sett med arkiveringsregler eller være underlagt standardreglene.

For å fortelle Outlook hvordan du arkiverer gamle ting, start med å vise en dialogboksen AutoArchive:

• Etablering av standard arkiveringsregler: Velg Verktøy -> Valg og i dialogboksen Alternativer, velg kategorien Andre. Klikk på AutoArchive-knappen.
• Etablering av regler for en bestemt mappe: Enten høyreklikk mappen og velg Egenskaper eller vis mappen og velg Arkiv -> Mappe -> Egenskaper for mappenavn. Deretter velger du kategorien AutoArchive i Egenskaper-dialogboksen. (Fordi ingen dato er koblet til elementer i Kontakter-mappen, kan du ikke automatisk arkivere navn og adresser.)

Forhandle disse alternativene for å opprette standardarkivregler:

• Kjør AutoArchive hver: Skriv inn et nummer for å fortelle Outlook hvor ofte arkivere elementer.
• Spør før arkivkjøring: Hvis du velger denne avkrysningsboksen, ser du en meldingskasse før arkivering starter, og du kan avslå arkiv hvis du vil ved å velge Nei i meldingsboksen.
• Slett utgåtte elementer (kun e-postmapper): Merk av i dette avmerkingsboksen for å slette alle e-postmeldinger når perioden utløper.
• Arkiver eller slett gamle gjenstander: Fjern markering for dette alternativet hvis du ikke vil arkivere elementer.
• Vis arkivmappe i mappeliste: Velg dette alternativet hvis du vil beholde mappen Arkiv i mappelisten. Denne mappen inneholder arkiverte elementer.
• Rydde ut gjenstander Eldre enn: Velg en avskjæringsperiode etter hvor du skal arkivere elementer.
• Flytt gamle objekter til: Klikk på Bla gjennom og velg en mappe hvis du vil lagre Arkivfilen på en bestemt plassering.
• Permanent Slett Gamle Elementer: Velg dette alternativet hvis du vil slette, ikke arkivere, gamle elementer.

Velg blant disse alternativene for å opprette arkiveringsregler for en bestemt mappe:

• Ikke arkiver elementer i denne mappen: Velg dette alternativet hvis elementer i mappen ikke er verdt å arkivere.
• Arkiver elementer i denne mappen Bruk standardinnstillingene: Velg dette alternativet for å utskyve standard arkiveringsregler for mappen.
• Arkiver denne mappen ved hjelp av disse innstillingene: Velg dette alternativet for å opprette arkiveringsregler for mappen.
• Rydde ut elementer eldre enn: Velg en tidsavbruddstid, hvorefter du skal arkivere elementene i mappen.
• Flytt gamle objekter til: Klikk på Bla gjennom-knappen og velg en mappe hvis du vil lagre de arkiverte elementene på et bestemt sted.
• Permanent slett gamle objekter: Velg dette alternativet hvis du vil slette, ikke arkivere, elementer i denne mappen.

Periodisk kompakt filen der du lagrer Outlook-data for å krympe filen og få mer plass på harddisken. For å komprimere Outlook-datafilen, følg disse trinnene:

1. Velg File -> Data File Management.

2. Velg Personlige mapper i dialogboksen Outlook datafiler.

3. Klikk på Innstillinger-knappen.

En dialogboksen Personlig mappe vises.

4. Velg Compact Now-knappen.

Komprimering av en Outlook-fil kan ta tid hvis filen er fylt med data.