Legge til et nytt navn i Outlook Contacts-mappen - dummies

En Outlook Contacts-mappe er bare så god og så grundig som informasjonen om kontakter du legger inn i den. Hvis du vil plassere noen i kontaktlisten, åpner du mappen Kontakter og starter med å gjøre ett av følgende:

• Klikk på Ny knappen.
• Trykk Ctrl + N (i vinduet Kontakter-mappe) eller Ctrl + Shift + C.
• Velg Fil -> Ny -> Kontakt.

Du ser kontaktskjemaet. På dette skjemaet finner du steder for å komme inn omtrent alt du måtte vite om en person (unntatt hans eller hennes kjærlighetsliv og hemmelige vices). Skriv inn all informasjon du bryr deg om å ta opp, og hold disse reglene av veien i tankene mens du går:

• Fulle navn, adresser og så videre: Selv om du kanskje blir fristet til å bare skrive inn adresser, telefonnumre, navn og så videre i tekstbokser, ikke gjør det! Klikk på Fullt navn-knappen på kategorien Generelt, for eksempel for å skrive inn et navn. Klikk på Business eller Home-knappen for å skrive inn en adresse i dialogboksen Kontroller adresse. Ved å klikke på knappene og legge inn data i dialogbokser, tillater du at Outlook skal skille ut komponentdelene av navn, adresser og telefonnumre. Som sådan kan Outlook bruke navn og adresser som kilde til masseforsendelser og masse e-post.

Når du legger inn informasjon om et firma, ikke en person, la feltet Fullt navn være tomt og skriv inn firmaets navn i feltet Firma.
• Informasjon som er viktig for deg: Hvis skjemaet ikke ser ut som et sted for å skrive inn en bestemt type informasjon, kan du prøve å klikke på en trekantknapp og velge en ny informasjonskategori fra lokalmenyen. Klikk på trekanten ved siden av Business-knappen, og velg Hjem, for eksempel hvis du vil legge inn en hjemmeadresse i stedet for en forretningsadresse.

• Fil som: Åpne rullegardinmenyen File As, og velg et alternativ for å legge inn kontakten i Kontakter-mappen. Outlook kan filen kontakter alfabetisk etter etternavn, fornavn, firmanavn eller kombinasjoner av de tre. Velg alternativet som best beskriver hvordan du forventer å finne kontakten i Kontakter-mappen.
• Postadresser: Hvis du beholder mer enn én adresse for en kontakt, viser du adressen du vil sende e-post til, og merk av for Dette er postadressen. På denne måten, i massemelding, får du brev sendt til de riktige adressene.
• E-postadresser: Du kan legge inn tre e-postadresser for hver kontakt. (Klikk på trekanten og velg E-post 2 eller E-post 3 for å skrive inn en andre eller tredje adresse.)
I tekstboksen Vis som viser, viser Outlook hvilken linje til e-postmeldinger som vil se ut når du sender e-post til en kontakt. Som standard viser Til: -linjen kontaktens navn etterfulgt av hans eller hennes e-postadresse i parentes. Du kan imidlertid angi hva du vil i tekstboksen Vis som, og hvis du skriver inn noe annet, kan du skille mellom e-postadresser, skrive inn noe annet. For eksempel, skriv inn Lydia - Personlig slik at du kan fortelle når du sender e-post til Lydias personlige adresse, i motsetning til hennes forretningsadresse.
• Bilder: Hvis du vil legge et digitalt bilde på et kontaktskjema, klikker du på Legg til kontaktfoto-knappen og i dialogboksen Legg til kontaktbilde, velg et bilde og klikk OK.

Pass på å skrive noen ord på kategorien Generelt for å beskrive hvordan og hvor du møtte kontakten. Når tiden kommer til å utrydde kontakter i Kontakter-mappelisten, kan lesing av beskrivelsene hjelpe deg med å avgjøre hvem som blir skadet og hvem som ikke gjør det.

Når du er ferdig med å skrive inn informasjon, klikker du Lagre og lukk-knappen. Hvis du har det travelt med å skrive inn kontaktinformasjon, klikker du Lagre og Ny. Hvis du klikker denne knappen, åpnes et tomt skjema slik at du kan ta opp informasjon om en annen kontakt.