Accessorizing med Outlook 2003 - dummies

Outlook kan gjøre nok for deg uten hjelp utenfra, men noen veloverveide tilbehør kan gjøre livet ditt enda enklere. Noen tilbehør gjør opp for evner som Outlook burde ha; annet tilbehør hjelper deg å bruke Outlook-data hvor som helst, når som helst.

Palm arrangør

Selv om du kan skrive inn og administrere data i et øyeblikk med Outlook, kan du bære din viktigste Outlook-info i lommen på min Palm-enhet. Du kan til og med lese din e-post på t-banen med Palm-arrangøren (noe du sannsynligvis ikke ville prøve med en bærbar PC).

Flere typer håndholdte datamaskiner finnes på markedet i dag. Disse produktene inkluderer Palm-merkevareapparatene, Handspring Treo, Sony Clie, og bestemte telefoner av Kyocera og Samsung. Noen nye håndholdte datamaskiner bruker Pocket PC-systemet som Microsoft lager. Du tror kanskje at Microsoft Pocket PC-systemet er mer kompatibelt med Outlook, men det er det ikke. Mange sier med overbevisning at Palm fortsatt tilbyr bedre verdi for pengene.

Microsoft Office

Når Outlook ble utgitt første gang, var det en del av Microsoft Office 97-pakken. Nå som du kan kjøpe Outlook som et frittstående produkt (eller i en pakke med Internet Explorer), kan du ikke ha fordelene ved å bruke Microsoft Office og Outlook i konsert. Office gjør at du kan gjøre alle slags triks med utgående e-post og grafikk, mens Outlook gjør det enkelt å utveksle det arbeidet du har opprettet i Office via e-post.

En bedriftsskanner

Du kan bruke flere merker med visitkortskannere til å kopiere kontaktinformasjon til Outlook fra visittkortene du samler på konferanser og messer. Selvfølgelig kan du kan legge inn all info manuelt, men hvis du samler inn mer enn et par dusin kort per uke, kan en bedriftsskanner skanne deg mye arbeid.

En stor, flyttbar harddisk

Spør deg selv selv, "Hvordan sikkerhetskopierer jeg Outlook-dataene mine for oppbevaring? "Fordi Outlook-datafilen er mye for stor til å lagre på en diskett, kan det hende du vil ha en storkapasitetsenhet for lagring av dataene dine. Iomega Zip-stasjonen koster rundt hundre dollar, kroker opp til USB- eller skriverporten, og gir deg mye plass.

Du kan også vurdere en CD-brenner for sikkerhetskopiering av Outlook-dataene dine. Mange nye datamaskiner leveres med en CD-brenner allerede installert, så hvis du har en, bruk den.

CopyTalk

Det er ganske enkelt å skrive inn informasjon i Outlook, så lenge du er i nærheten av en datamaskin. Hvis ikke, er det enda enklere å ringe.En tjeneste som heter CopyTalk, lar deg legge til avtaler, oppgaver og kontaktinformasjon - til og med sende e-postmeldinger - ved å ringe og fortelle systemet hva du vil gjøre. Med CopyTalk, kan du også når mobiltelefonen din fungerer. Du kan finne ut mer på CopyTalk. com, men vær så snill å huske å slå av telefonen på filmene, ok?

Adresse Grabber

Den raskeste måten å fylle opp adresseboken er å fange adresser fra Internett ved å bruke et produkt som heter Address Grabber, som koster 49 dollar fra eGrabber. com. Hvis du har installert Address Grabber på datamaskinen, markerer du bare en adresse som vises på skjermen - fra en webside, et dokument eller en e-postmelding - og adressen blir automatisk sortert og overført til Outlook-kontaktlisten din. Det er en fantastisk timesaver.

Quicken

Quicken, verdens mest populære personlige finansprogram har en adressebok som du nå kan synkronisere med navnene i Outlook-kontaktlisten din. Når du legger til Quicken til Outlook, får du en enkelt kilde til informasjon om personene du gjør forretninger med, noe som gjør det lettere å sende meldinger, penger eller e-post.

Dymo LabelWriter

Personene som utformet Outlook, ble så glade for e-post at de helt glemte det gammeldags stempel-og-papir-systemet som noen fortsatt foretrekker (hvor sjarmerende!). Outlook alene kan lagre zillions av adresser, men det gjør ikke en veldig god jobb med å legge inn en adresse på en konvolutt. Dymo LabelWriter broer det gapet. LabelWriter skriver ut en hvilken som helst adresse fra Outlook til en praktisk gummed etikett som du kan holde fast på en pakke eller konvolutt raskere enn du kan si "United States Postal Service. “